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IT-, Risiko- und Cybersicherheitsexperten können ihren Weg zur FERPA-Konformität vereinfachen sowie die FERPA-Konformität langfristig mit diesen Best Practices aufrechterhalten.

  1. Durchführung eines FERPA-Audits
    Identifizieren Sie alle Speicherorte von Schülerdaten, wer Zugang hat und wie die Daten derzeit geschützt werden. Dieses Audit dient als Grundlage für die Entwicklung oder Verfeinerung Ihrer FERPA-Konformitätsstrategie.
  2. Implementierung von Zugriffskontrollen
    Rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC) stellen sicher, dass nur autorisiertes Personal basierend auf ihren Rollen innerhalb der Institution Zugang zu Schülerakten hat. Starke Authentifizierungsmethoden wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) verifizieren die Identität der Nutzer, die auf Schülerakten zugreifen.
  3. Datenverschlüsselung
    Die Verschlüsselung von Daten während der Übertragung wird üblicherweise mit Protokollen wie Transport Layer Security (TLS) oder Secure Sockets Layer (SSL) erreicht, während die Verschlüsselung von Daten im ruhenden Zustand die Umwandlung der Daten in ein unlesbares Format mittels kryptografischer Algorithmen wie AES 256 beinhaltet.
  4. Regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungssitzungen durchführen
    Regelmäßig geplante Schulungen zur Sensibilisierung der Mitarbeiter in Bezug auf Sicherheit und fortlaufende Kampagnen zur Sicherheitsbewusstsein können dabei helfen, die Einhaltung der FERPA-Richtlinien bei allen Mitarbeitern präsent zu halten. Verstärken Sie diese Botschaften durch Newsletter, Poster und andere Kanäle.
  5. Planung für den Vorfallreaktion annehmen
    Ein umfassender Plan für die Vorfallreaktion sollte spezifische Verfahren für die umgehende Untersuchung von Vorfällen detailieren, einschließlich Schritte zur Identifizierung des Umfangs und der Art des Verstoßes. Es sollte auch klare Minderungsstrategien umreißen, um den Einfluss zu begrenzen und zu minimieren.
  6. Führen Sie regelmäßige Audits und Bewertungen durch
    Regelmäßige interne und externe Audits, die die Einhaltung der FERPA-Vorschriften bewerten, sollten alle Aspekte Ihrer Datenverarbeitungs- und Speicherprozesse umfassen. Nutzen Sie die Ergebnisse dieser Audits, um eventuelle Lücken oder Schwächen in Ihren Datenschutzpraktiken zu identifizieren.

 

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