Wie man FERPA-Konformität nachweist: Best Practices für IT-, Risiko- und Cybersicherheitsfachleute

Die Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit war noch nie so kritisch wie heute. Niemand ist davor gefeit, dass seine personenbezogenen Daten (PII) durch einen Cyberangriff oder Datenschutzverstoß offengelegt werden. Schülerakten enthalten viele PII und sind daher für Hacker sehr attraktiv, die diese Informationen an Diebe verkaufen können, um Identitätsdiebstahl und Betrug zu begehen.

Das Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) ist ein Bundesgesetz, das 1974 erlassen wurde, um die Privatsphäre von Schülern, einschließlich ihrer Bildungsunterlagen, zu schützen. Für IT-, Risiko- und Cybersicherheitsfachleute ist es entscheidend, die FERPA-Konformität zu verstehen und nachzuweisen, um Schülerdaten zu schützen und die Integrität von Bildungseinrichtungen zu wahren. Dieser Blogbeitrag untersucht die Grundlagen von FERPA und die Richtlinien zur FERPA-Konformität, insbesondere Best Practices für das Erreichen und Aufrechterhalten der FERPA-Konformität.

FERPA-Regelungen: Wer muss sich konform verhalten

FERPA verlangt von allen Bildungseinrichtungen, die von Bundesmitteln profitieren, die Einhaltung seiner Vorschriften. Die Richtlinien zur FERPA-Konformität beschränken sich nicht nur auf öffentliche Grund- und Sekundarschulen, sondern erstrecken sich auch auf eine breite Palette von Hochschuleinrichtungen, wie Community Colleges, staatliche Universitäten und private Universitäten, sofern sie Bundesmittel oder Stipendien erhalten.

Unter FERPA geschützte Informationen

Die Anforderungen an die FERPA-Konformität zielen darauf ab, Bildungsunterlagen zu sichern. Diese Unterlagen umfassen Noten, Transkripte, Stundenpläne der Schüler und andere Arten von Informationen wie Finanzunterlagen, Disziplinarakten. Zusätzlich müssen Einrichtungen personenbezogene und geschützte Gesundheitsinformationen (PII/PHI) wie Sozialversicherungsnummern, Geburtsdaten, Kontaktdaten und Unterlagen des Gesundheitszentrums der Schüler, einschließlich Verschreibungen und Krankenversicherungsinformationen, schützen. Die Konformität stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang zu diesen sensiblen Unterlagen haben, was hilft, die Privatsphäre der Schüler und die Datensicherheit zu wahren.

Wesentliche Bestimmungen der FERPA-Konformität

FERPA gewährt Eltern und berechtigten Schülern bestimmte Rechte bezüglich ihrer Bildungsunterlagen. Diese Rechte gehen auf die Schüler über, wenn sie 18 Jahre alt werden oder eine Schule besuchen, die über die Sekundarstufe hinausgeht. Das Gesetz gilt für alle Schulen, die Mittel im Rahmen eines anwendbaren Programms des US-Bildungsministeriums erhalten.

Eltern oder berechtigte Schüler haben mehrere Rechte in Bezug auf den Zugang und die Verwaltung der Bildungsunterlagen eines Schülers, die von der Schule aufbewahrt werden. Zunächst haben sie das Recht, diese Unterlagen einzusehen und zu überprüfen. Schulen sind nicht verpflichtet, Kopien zur Verfügung zu stellen, es sei denn, Umstände wie große Entfernungen machen es Eltern oder berechtigten Schülern unmöglich, die Unterlagen persönlich einzusehen.

Zusätzlich können Eltern oder berechtigte Schüler Korrekturen von Unterlagen beantragen, die sie für ungenau oder irreführend halten. Wenn die Schule sich entscheidet, die Unterlage nicht zu ändern, hat der Elternteil oder der berechtigte Schüler Anspruch auf eine formelle Anhörung zu der Angelegenheit.

Bezüglich der Kontrolle über die Offenlegung von Informationen müssen Schulen die schriftliche Erlaubnis des Elternteils oder des berechtigten Schülers einholen, bevor sie Informationen aus den Bildungsunterlagen eines Schülers freigeben. FERPA erlaubt jedoch Schulen, Unterlagen ohne Zustimmung an bestimmte Parteien unter bestimmten Bedingungen offenzulegen. Diese Bedingungen umfassen Offenlegungen an Schulbeamte mit legitimen Bildungsinteressen, andere Schulen, an die der Schüler wechselt, und bestimmte Beamte für Prüfungs- oder Bewertungszwecke, unter anderem.

Zuletzt sind Schulen verpflichtet, Eltern und berechtigte Schüler jährlich über ihre Rechte nach FERPA zu informieren. Die Methode der Benachrichtigung liegt im Ermessen jeder Schule und kann einen speziellen Brief, die Aufnahme in einen PTA-Bulletin, ein Schülerhandbuch oder sogar einen Zeitungsartikel umfassen.

FERPA-Durchsetzung und Strafen

FERPA wird vom Family Policy Compliance Office (FPCO) des US-Bildungsministeriums durchgesetzt. Dieses Büro ist dafür verantwortlich, dass Bildungseinrichtungen die Bestimmungen des Gesetzes zum Schutz der Privatsphäre von Bildungsunterlagen der Studierenden einhalten.

Wenn eine Einrichtung die FERPA-Vorschriften nicht einhält, kann sie schwerwiegende Konsequenzen erleiden, einschließlich des möglichen Verlusts von Bundesmitteln. Dies macht die Einhaltung von FERPA nicht nur zu einer rechtlichen Verpflichtung, sondern auch zu einem kritischen Faktor für die finanzielle Lebensfähigkeit der Einrichtung, da Bundesmittel einen erheblichen Teil des Budgets einer Bildungseinrichtung ausmachen können.

Vorteile der Einhaltung von FERPA

Die Einhaltung der FERPA-Compliance-Anforderungen bietet Bildungseinrichtungen, Studierenden und deren Familien erhebliche Vorteile. Zum Beispiel verbessert die FERPA-Compliance die Datensicherheit, fördert Vertrauen und hält Datenschutzstandards aufrecht, wodurch unautorisierte Offenlegungen sensibler Informationen verhindert werden. Darüber hinaus schützt die FERPA-Compliance Institutionen vor rechtlichen Konsequenzen und fördert eine Kultur der Verantwortlichkeit und Integrität.

Wie FERPA-Compliance Bildungseinrichtungen zugutekommt

Indem sie die FERPA-Compliance-Richtlinien befolgen, können Institutionen die Wahrscheinlichkeit von Datenpannen und unautorisiertem Zugriff auf Studierendenakten verringern, was sonst zu ernsthaften rechtlichen Haftungen und finanziellen Strafen führen könnte. Darüber hinaus verbessern Institutionen, die FERPA-Compliance priorisieren, ihren Ruf als vertrauenswürdige und verantwortungsbewusste Verwalter von Studierendendaten. Dieses Engagement für Datenschutz und Datensicherheit kann die Position der Institution in den Augen ihrer Stakeholder erheblich stärken. Schließlich kann die Implementierung robuster Datenmanagementpraktiken im Einklang mit den FERPA-Anforderungen administrative Prozesse straffen und zu einer verbesserten Gesamtbetriebseffizienz führen. Somit bietet die FERPA-Compliance mehrere Vorteile, von Datenschutz und Risikominderung bis hin zu Reputationsmanagement und betrieblicher Effizienz.

Wie FERPA-Compliance Einzelpersonen zugutekommt

Wenn Bildungseinrichtungen die FERPA-Compliance-Anforderungen einhalten, erhalten Studierende und ihre Eltern oder Erziehungsberechtigten die Werkzeuge und Ressourcen, um Bildungsunterlagen zu verwalten und zu kontrollieren. Diese Möglichkeit fördert ein Gefühl des Eigentums und der Verantwortung gegenüber ihren persönlichen Informationen und ihrer akademischen Historie. Durch die Kontrolle über Studierendenakten können Studierende, Eltern und Erziehungsberechtigte sicherstellen, dass sensible Daten, wie Noten, Anwesenheit und Verhaltensberichte, vertraulich bleiben. Diese Autorität ermöglicht es ihnen zu entscheiden, wer Zugang zu ihren Informationen hat, und gewährleistet, dass diese nur mit vertrauenswürdigen Personen wie Lehrern, Schulverwaltungen und autorisierten Bildungseinrichtungen geteilt werden.

Best Practices für die Erreichung der FERPA-Compliance

IT-, Risiko- und Cybersicherheitsfachleute können ihren Weg zur FERPA-Compliance sowie die langfristige Einhaltung von FERPA vereinfachen, indem sie Audits durchführen, Datenmanagement-Best Practices implementieren, Datenmanagementpraktiken.

Durchführung einer FERPA-Auditierung

Beginnen Sie mit einer umfassenden Auditierung Ihrer aktuellen Datenmanagementpraktiken. Identifizieren Sie alle Speicherorte von Schülerdaten, wer Zugang hat und wie die Daten derzeit geschützt werden. Diese Auditierung dient als Grundlage für die Entwicklung oder Verfeinerung Ihrer FERPA-Compliance-Strategie.

Implementierung von Zugriffskontrollen

Durch die Implementierung rollenbasierter Zugriffskontrollen (RBAC) stellen Bildungseinrichtungen sicher, dass nur autorisiertes Personal Zugang zu Schülerakten hat, basierend auf deren Rollen innerhalb der Institution. Universitätsmitarbeiter in Finanz- und Rechnungswesen benötigen beispielsweise keinen Zugang zu Gesundheitsakten der Schüler und sollten diesen daher auch nicht haben.

Zusätzlich ist es entscheidend, starke Authentifizierungsmethoden, wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung, zusammen mit robusten Autorisierungsprozessen einzusetzen, um die Identität der Nutzer, die auf Schülerakten zugreifen, zu verifizieren. Diese Kombination aus RBAC und strengen Authentifizierungs- und Autorisierungsmaßnahmen wird die Sicherheit und Integrität der Schülerinformationen innerhalb der Institution erhöhen.

Datenverschlüsselung

Verschlüsselung spielt eine entscheidende Rolle beim Schutz der Privatsphäre von Schülerdaten und bei der Einhaltung der FERPA-Compliance-Anforderungen. Schülerdaten müssen verschlüsselt werden, wenn sie geteilt (bei der Übertragung) und gespeichert (im Ruhezustand) sind.

Daten bei der Übertragung beziehen sich auf Informationen, die von einem Ort zum anderen gesendet werden, egal ob über ein lokales Netzwerk oder das Internet. Die Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung stellt sicher, dass abgefangene Datenpakete während der Übertragung nicht verstanden oder manipuliert werden können. Dies wird in der Regel mit Protokollen wie TLS (Transport Layer Security) oder SSL (Secure Sockets Layer) erreicht, die einen sicheren Kanal zwischen den kommunizierenden Parteien bereitstellen.

Die Verschlüsselung von Daten im Ruhezustand beinhaltet die Umwandlung der Daten in ein unlesbares Format mit Hilfe von kryptografischen Algorithmen. Das bedeutet, dass selbst wenn jemand unbefugten Zugriff auf Schülerinformationen erlangt, die Daten unlesbar und somit sicher bleiben, da nur diejenigen mit dem richtigen Entschlüsselungsschlüssel sie wieder in ein lesbares Format umwandeln können.

Regelmäßige Schulungen und Bewusstseinsbildung

Um sicherzustellen, dass Lehrkräfte, Mitarbeiter und Verwaltungsangestellte die FERPA-Anforderungen und ihre Verantwortlichkeiten beim Schutz von Schülerdaten vollständig verstehen, ist es wichtig, regelmäßige Sicherheitsbewusstseinsschulungen für Mitarbeiter durchzuführen. Zusätzlich können laufende Sicherheitsbewusstseinskampagnen dabei helfen, FERPA-Compliance für alle Mitarbeiter präsent zu halten. Diese Kampagnen können Newsletter, Poster und verschiedene andere Kommunikationskanäle nutzen, um Schlüsselbotschaften kontinuierlich zu verstärken.

Datenminimierung und Aufbewahrungsrichtlinien

Implementieren Sie Datenminimierungspraktiken, um sicherzustellen, dass nur wesentliche Schülerinformationen gesammelt und gespeichert werden. Das bedeutet, kritisch zu bewerten, welche Daten wirklich für Bildungszwecke notwendig sind und alle nicht wesentlichen Details zu eliminieren. Entwickeln und setzen Sie klare Datenhaltungsrichtlinien durch, die die spezifische Dauer festlegen, für die Schülerakten aufbewahrt werden sollen, unter Berücksichtigung gesetzlicher Anforderungen und Bildungsbedürfnisse. Etablieren Sie Protokolle, um den angemessenen Zeitpunkt und die Methode für die sichere Entsorgung von nicht mehr benötigten Akten zu bestimmen, und stellen Sie sicher, dass sensible Informationen dauerhaft gelöscht oder zerstört werden, um die Privatsphäre der Schüler zu schützen.

Umsetzung von Incident-Response-Planung

Entwickeln und pflegen Sie einen umfassenden Incident-Response-Plan, der darauf ausgelegt ist, potenzielle Datenschutzverletzungen oder unbefugten Zugriff auf Schülerakten effektiv anzugehen. Dieser Plan sollte spezifische Verfahren für die umgehende Untersuchung von Vorfällen festlegen, einschließlich Schritte zur Identifizierung des Umfangs und der Art der Verletzung. Er sollte auch klare Minderungsstrategien umreißen, um den Einfluss zu begrenzen und zu minimieren, wie das Isolieren betroffener Systeme und das Bewerten von Schwachstellen. Darüber hinaus muss der Plan Richtlinien für eine zeitnahe Benachrichtigung enthalten, um sicherzustellen, dass betroffene Personen und relevante Behörden so schnell wie möglich informiert werden. Regelmäßige Aktualisierungen und Schulungen sollten durchgeführt werden, um das Reaktionsteam vorbereitet zu halten und den Plan angesichts sich entwickelnder Bedrohungen und regulatorischer Anforderungen aktuell zu halten.

Durchführung regelmäßiger Audits und Bewertungen

Führen Sie regelmäßige interne und externe Audits durch, um die Einhaltung der FERPA-Vorschriften zu bewerten. Diese Audits sollten gründlich und systematisch sein und alle Aspekte Ihrer Datenverarbeitungs- und Speicherprozesse umfassen. Nutzen Sie die Ergebnisse dieser Audits, um mögliche Lücken oder Schwächen in Ihren Datenschutzpraktiken zu identifizieren, wie unbefugte Zugangspunkte, unzureichende Verschlüsselungsmethoden oder unzureichende Mitarbeiterschulungen. Ergreifen Sie sofortige und korrigierende Maßnahmen, um diese Probleme anzugehen, indem Sie neue Richtlinien implementieren, Sicherheitsmaßnahmen aktualisieren oder zusätzliche Schulungen für Mitarbeiter bereitstellen, wie erforderlich. Überwachen Sie kontinuierlich die Wirksamkeit dieser korrigierenden Maßnahmen, um eine fortlaufende Compliance und Datensicherheit zu gewährleisten.

Technologielösungen nutzen

Zum Schutz sensibler Schülerdaten und zur Gewährleistung der Netzwerksicherheit gibt es entscheidende Werkzeuge, die implementiert werden sollten. Erstens sind Tools zur Data Loss Prevention (DLP) unerlässlich, um die Bewegung sensibler Informationen innerhalb des Netzwerks zu überwachen und zu steuern und somit jegliches unbefugtes Teilen oder Übertragen zu verhindern.

Zweitens sind Security Information and Event Management (SIEM) Systeme von entscheidender Bedeutung, um Sicherheitsdaten aus verschiedenen Quellen in Echtzeit zu sammeln und zu analysieren. Diese Systeme ermöglichen eine schnelle Erkennung und Reaktion auf potenzielle Bedrohungen, was die allgemeine Netzwerksicherheit und Datenintegrität verbessert.

Ein weiteres wesentliches Technologieelement ist die Mehrfaktorauthentifizierung (MFA). MFA fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu, indem von Benutzern verlangt wird, zwei oder mehr Verifizierungsfaktoren bereitzustellen, um Zugang zu Systemen und Daten zu erhalten. Dies verringert das Risiko unbefugten Zugriffs, selbst wenn Anmeldeinformationen kompromittiert werden.

Kiteworks unterstützt Hochschulen und Universitäten bei der Demonstration der FERPA-Konformität mit einem Private Content Network

Die Einhaltung der FERPA ist wesentlich, um die Privatsphäre der Studierenden zu schützen und die Integrität von Bildungseinrichtungen zu gewährleisten. Durch das Verständnis der Schlüsselaspekte der FERPA, das Erkennen der Vorteile der Konformität und die Implementierung von Best Practices können IT-, Risiko- und Cybersicherheitsfachleute die Daten der Studierenden effektiv schützen. Regelmäßige Audits, starke Zugriffskontrollen, Mitarbeiterschulungen und die Nutzung von Technologielösungen sind kritische Komponenten, um die FERPA-Konformität zu erreichen und aufrechtzuerhalten. Nutzen Sie diese Strategien, um eine sichere und konforme Bildungsumgebung zu schaffen, die die Privatsphäre der Studierenden schützt und Vertrauen und Zuversicht bei Studierenden und deren Eltern oder Erziehungsberechtigten stärkt.

Mit Kiteworks teilen höhere Bildungseinrichtungen Studierendenakten, einschließlich finanzieller Informationen, personenbezogener Daten, PHI und anderer sensibler Inhalte mit Studierenden, Eltern, Erziehungsberechtigten, Regierungsbehörden, Partnerinstitutionen oder anderen vertrauenswürdigen Parteien. Da sie Kiteworks verwenden, wissen sie, dass sensible Daten der Studierenden vertraulich bleiben und in Übereinstimmung mit relevanten Vorschriften wie COPPA, HIPAA, DSGVO, CJIS und vielen anderen geteilt werden.

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Zusätzliche Ressourcen

• Blogbeitrag 5 erforderliche Funktionen für sicheres Dateiteilen in Bildungseinrichtungen
• Blogbeitrag 4 Überlegungen für Bildungseinrichtungen beim Einsatz von sicherem Dateitransfer
• Blogbeitrag Managed File Transfer für die Einhaltung der FERPA
• Blogbeitrag Datensouveränität für Hochschulen und Universitäten
• Blogbeitrag Das Texas Juvenile Justice Department schützt personenbezogene Daten mit einfachem und sicherem Dateiaustausch