Eine Einführung in eDiscovery

eDiscovery, kurz für elektronische Beweissicherung, ist ein Verfahren, das im juristischen Bereich während der Beweisfindungsphase von Prozessen oder Untersuchungen eingesetzt wird. Dieses Verfahren umfasst die Identifizierung, Sicherung, Sammlung, Verarbeitung, Überprüfung und Bereitstellung digitaler Informationen auf eine rechtlich verteidigbare Weise.

In unserer zunehmend digitalisierten Welt steigt die Bedeutung von eDiscovery stetig. Sowohl Einzelpersonen als auch Organisationen erzeugen täglich enorme Mengen an elektronischen Daten – E-Mails, Dokumente, Social-Media-Beiträge und mehr –, die alle erheblichen Wert als potenzielle Beweise in einem Rechtsfall haben können. In diesem Artikel werden wir eDiscovery erkunden – was es ist, warum es wichtig ist, sowie einige eDiscovery-Tools und Best Practices.

eDiscovery: Definition und Prozess

eDiscovery spielt eine grundlegende Rolle in unserer modernen Rechtslandschaft. Es ist darauf ausgelegt, relevante digitale Informationen zusammenzustellen, deren Integrität zu bewahren und sie auf eine Weise zu präsentieren, die den rechtlichen Anforderungen genügt. Es beinhaltet die Identifizierung, Sammlung und Bereitstellung elektronischer Daten mit der Absicht, sie als Beweis in einem zivilen oder strafrechtlichen Rechtsfall zu verwenden. Wenn es richtig durchgeführt wird, erleichtert eDiscovery einen fairen, gerechten und effizienten rechtlichen Prozess.

Der eDiscovery-Prozess beginnt in der Regel, wenn klar wird, dass eine Klage oder Untersuchung wahrscheinlich bevorsteht. In dieser entscheidenden Phase wird umgehend ein rechtliches Verfahren namens Legal Hold oder Litigation Hold in Kraft gesetzt. Dieses wichtige Protokoll dient als Anweisung, die entweder von einer Partei oder deren Anwalt ausgegeben wird und eine Aussetzung der Standardrichtlinie zur Verwaltung von Aufzeichnungen ankündigt, um alle Informationen zu bewahren, die potenziell relevant und ausschlaggebend für den Fall sein könnten.

Was ist ein rechtlicher oder gerichtlicher Aufbewahrungsbescheid?

Ein rechtlicher oder gerichtlicher Aufbewahrungsauftrag ist ein Grundstein im eDiscovery-Prozess. Dieser Auftrag dient als Schutzmaßnahme, die speziell darauf ausgelegt ist, jegliche Möglichkeiten der Zerstörung, Änderung oder Modifikation von elektronisch gespeicherten Informationen (ESI), die potenzielle Beweise liefern könnten und als kritisch oder relevant für den Rechtsfall angesehen werden, zu unterbinden.

Der gerichtliche Aufbewahrungsauftrag dient nicht nur dazu, absichtliche Versuche, potenzielle Beweise zu manipulieren oder zu verzerren, zu verhindern. Er erstreckt seine Schutzmaßnahmen auch auf zufällige oder unbeabsichtigte Handlungen, die, obwohl nicht vorsätzlich geplant, möglicherweise zum Verlust oder zur Änderung wichtiger Daten führen könnten.

Ein gerichtlicher Aufbewahrungsauftrag wird in der Regel durch schriftliche Mitteilungen an alle relevanten Personen durchgeführt, die sie über die Anforderungen zur Aufbewahrung informieren. Dies wird durch Überwachung und Kontrolle ergänzt, um die Einhaltung sicherzustellen. Periodische Erinnerungen und Schulungen können ebenfalls durchgeführt werden, um die Bedeutung der Einhaltung des Auftrags zu verstärken.

Indem sichergestellt wird, dass alle relevanten und wesentlichen Informationen, unabhängig von ihrem Format oder Standort, wirksam vor jeglicher Form der Zerstörung oder Veränderung geschützt sind, ermöglicht der gerichtliche Aufbewahrungsauftrag einen effizienteren und zuverlässigeren eDiscovery-Prozess. Er garantiert die Integrität und Authentizität der ESI während der Entdeckungsphase und bietet eine bessere Chance auf ein faires rechtliches Verfahren. Dies erhält die Glaubwürdigkeit des Rechtssystems, wertet die Rolle der eDiscovery auf und festigt das Vertrauen der an der Rechtsstreitigkeit beteiligten Parteien.

Die Bedeutung von eDiscovery in Organisationen

Für Organisationen ist eDiscovery nicht nur kritisch – es ist unverzichtbar. In einer Zeit, in der Unternehmensskandale und rechtliche Auseinandersetzungen allzu häufig sind, dient eDiscovery sowohl als Schwert als auch als Schild. Es ermöglicht Organisationen, entscheidende Beweise zu ihren Gunsten oder möglicherweise gegen sie zu entdecken und spielt daher eine Schlüsselrolle bei der Gestaltung rechtlicher Verfahren.

Moreover, an effective eDiscovery process can help organizations stay compliant with various regulations and avoid severe penalties. It helps ensure transparency, accountability, and good governance, thereby fostering both organizational and public trust.

Wesentliche Elemente des eDiscovery-Prozesses

Der eDiscovery-Prozess umfasst mehrere wichtige Elemente, die jeweils zur Gesamtfunktionalität und Effektivität beitragen. Der erste Schritt ist die Identifizierung, bei der alle potenziellen Quellen relevanter Informationen ermittelt werden. Dies wird gefolgt von den Phasen der Bewahrung und Sammlung, die das Sichern der Daten und das Ansammeln für weitere Untersuchungen beinhalten.

Als nächstes folgt die Verarbeitungsphase, in der die gesammelten Daten in ein für die Überprüfung und Analyse geeignetes Format umgewandelt werden. Die Überprüfungsphase beinhaltet die Prüfung der Daten auf Relevanz und Privilegien, während die Produktionsphase das Bereitstellen der Daten in der erforderlichen Art und Weise und Format umfasst.

Best Practices für eDiscovery

eDiscovery ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Integrität, die Sicherstellung der Compliance und die effektive Verwaltung rechtlicher Streitigkeiten. Organisationen profitieren erheblich, wenn sie eDiscovery-Prozesse eng und konsequent verfolgen. Mit einem starken Verständnis des Prozesses und bewährten Methoden können Organisationen wirksame eDiscovery-Verfahren implementieren, die eine Kultur der Transparenz und Rechenschaftspflicht fördern.

Hier sind nur einige Best Practices für eDiscovery:

• Stellen Sie klare Richtlinien sicher:Alle Organisationen sollten klare, gut dokumentierte Richtlinien zur Datenaufbewahrung und eDiscovery haben. Dies minimiert die Möglichkeit unbeabsichtigter Beweisvernichtung und gewährleistet eine konsistente Datenhandhabung.
• Setzen Sie rechtliche Haltebefehle umgehend um:Wenn mit einer Klage gerechnet wird, sollte umgehend eine rechtliche Aufbewahrungsanweisung erlassen werden, um die Sicherung relevanter Daten zu gewährleisten.
• IT frühzeitig einbeziehen:Die IT-Abteilung spielt eine entscheidende Rolle im eDiscovery-Prozess, von der Identifizierung potenzieller Datenquellen bis hin zur Sicherstellung ihrer Integrität und Sicherheit. Es ist wichtig, sie frühzeitig in den Prozess einzubeziehen.
• Daten verstehen:Das Verständnis der Arten, Quellen und Standorte von Daten ist entscheidend für einen effektiven eDiscovery-Prozess. Alle potenziellen Datenquellen sollten identifiziert werden, um sicherzustellen, dass keine Beweise übersehen werden.

eDiscovery-Tools und -Techniken

Modernes eDiscovery wird durch eine Vielzahl spezialisierter Tools und Techniken unterstützt. Diese Technologien können die Wirksamkeit und Effizienz des eDiscovery-Prozesses erheblich steigern und erleichtern das Verwalten und Analysieren riesiger Mengen elektronischer Daten.

Hier ist ein kurzer Überblick über einige der häufig verwendeten Werkzeuge im eDiscovery-Prozess:

• Daten-Mapping:eine Technik zur Identifizierung und Lokalisierung potenzieller Beweise in der Datenlandschaft einer Organisation.
• Predictive Coding:eine Technik des maschinellen Lernens, die den Überprüfungsprozess beschleunigen kann, indem Dokumente automatisch basierend auf ihrer Relevanz für den Fall klassifiziert und priorisiert werden.
• Such- und Filterfunktionen:Prozesse, die helfen, spezifische Datentypen zu identifizieren, irrelevante Informationen zu eliminieren und das Gesamtvolumen der zu überprüfenden Daten zu reduzieren.

eDiscovery-Herausforderungen und Lösungsanbieter

Trotz seiner vielen Vorteile ist eDiscovery mühsam und stellt mehrere Herausforderungen dar. Die Weite und Komplexität von ESI kann überwältigend sein, und die Sicherstellung der Bewahrung und Integrität der Daten während des gesamten Prozesses ist eine anstrengende Aufgabe. Zusätzlich erfordert die sich entwickelnde Natur der Technologie und der zugehörigen Gesetze eine kontinuierliche Anpassung, was eine weitere Ebene der Komplexität hinzufügt.

Glücklicherweise gibt es Lösungen, um diesen Herausforderungen zu begegnen. Zum Beispiel kann die Partnerschaft mit einem erfahrenen eDiscovery-Dienstleister die notwendige Expertise und Ressourcen bereitstellen, um groß angelegte, komplexe eDiscovery-Projekte zu verwalten. Hier ist eine Auswahl von eDiscovery-Lösungsanbietern:

• Relativity– Bietet eine End-to-End-eDiscovery-Suite mit Funktionen, die den eDiscovery-Prozess rationalisieren. Ihre Plattform umfasst fortschrittliche Analysen und flexible Workflows.
• Exterro– Bekannt für ihre umfassende eDiscovery-Software, die beim Verständnis der eDiscovery-Definition hilft. Sie bieten eine Reihe von Lösungen, einschließlich rechtlicher Aufbewahrung, Sammlung, Verarbeitung, Überprüfung und Produktion.
• Logikcull – Bietet cloudbasierte eDiscovery-Software, die den komplexen juristischen Prozess vereinfacht. Sie bieten auch Best Practices für eDiscovery, um Organisationen zu unterstützen.
• Catalyst – Liefert eine sichere, skalierbare und schnelle eDiscovery-Plattform, die hilft, Risiken zu reduzieren, Kosten zu senken und die Kontrolle über komplexe juristische Angelegenheiten zu gewinnen.
• ZyLAB – Bekannt für ihre AI- & Data-Science-Techniken in eDiscovery-Diensten. Sie bieten ein umfassendes Set an Tools, die Organisationen dabei unterstützen, den eDiscovery-Prozess effektiv und effizient zu verwalten.
• FTI Technology – Bekannt für ihre eDiscovery- und Informations-Governance-Software und -Dienstleistungen. Das Unternehmen unterstützt Kunden in Angelegenheiten, die elektronische Beweise und eDiscovery Best Practices betreffen.
• Everlaw – Bietet eine cloudbasierte Litigation-Plattform, die Funktionen wie Predictive Coding, Dokumentenprüfung und eine Fall-Zeitachse für das Verständnis des eDiscovery-Prozesses umfasst.
• Nuix – Spezialisiert auf die Bereitstellung von Software, die es ermöglicht, aus großen Mengen unstrukturierter Daten handlungsrelevante Erkenntnisse zu gewinnen. Das Unternehmen ist bekannt für die Bereitstellung einer robusten eDiscovery-Lösung

Spezialisierte eDiscovery-Teams: Rollen und Verantwortlichkeiten

Spezialisierte eDiscovery-Teams übernehmen eine zentrale und grundlegende Rolle im komplexen Prozess der eDiscovery. Diese Teams bestehen in der Regel aus Mitgliedern verschiedener Abteilungen wie Recht, Informationstechnologie (IT) und Dokumentenmanagement, was einen vielseitigen Ansatz für die komplexe Aufgabe gewährleistet. Sie sorgen dafür, dass jeder Abschnitt des eDiscovery-Prozesses mit der notwendigen Aufmerksamkeit für Details behandelt wird, um ein effizientes und strukturiertes Verfahren zu gewährleisten. Diese Teams sind entscheidend bei der Festlegung des Umfangs der Datensammlung, einem wichtigen ersten Aspekt des Prozesses. Sie identifizieren die notwendigen Datenquellen und bestimmen die besten Strategien für deren Sammlung.

Spezialisierte eDiscovery-Teams implementieren und überwachen auch rechtliche Aufbewahrungspflichten. Dabei stellen sie sicher, dass alle relevanten Stakeholder über ihre Pflicht zur Bewahrung potenziell relevanter Daten informiert sind und dass diese Aufbewahrungspflichten über die erforderliche Dauer effektiv aufrechterhalten werden.

Darüber hinaus überwachen diese Teams die Erhaltung und Sammlung von Daten. Dies beinhaltet die Entwicklung und Implementierung effektiver Strategien zum Schutz der Datenintegrität, was angesichts der potenziellen rechtlichen Implikationen der in eDiscovery involvierten Daten eine besonders kritische Aufgabe ist.

Sie verwalten auch den Sammelprozess und stellen sicher, dass die Sammelmethoden die notwendigen rechtlichen und technischen Standards erfüllen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ihrer Rolle ist die Zusammenarbeit mit externen eDiscovery-Dienstleistern, falls und wenn diese Dienste benötigt werden. Das spezialisierte eDiscovery-Team dient als primärer Ansprechpartner, koordiniert die Aktivitäten dieser Dienstleister und integriert ihre Arbeit in den umfassenderen eDiscovery-Prozess.

Ein Maß an Zusammenhalt unter den Mitgliedern des eDiscovery-Teams, gekennzeichnet durch effektive Teamarbeit und klare Kommunikation, ist von entscheidender Bedeutung, um eine nahtlose Ausführung des eDiscovery-Prozesses zu gewährleisten. Kohäsive Teams können zusammenarbeiten, um informierte Entscheidungen zu treffen, potenzielle Herausforderungen effektiv zu managen und den gesamten Prozess zu optimieren.

Zusätzlich ist die fortlaufende berufliche Weiterentwicklung für diese spezialisierten Teams unerlässlich. Regelmäßige Schulungen und Updates sind entscheidend, um mit der sich ständig weiterentwickelnden Landschaft von eDiscovery Schritt zu halten. Dies umfasst die neuesten Trends im Bereich, Änderungen der rechtlichen Anforderungen und Fortschritte in den eDiscovery-Technologien. Solche kontinuierlichen beruflichen Weiterbildungen stellen sicher, dass das Team stets mit dem aktuellsten Wissen und Fähigkeiten ausgestattet ist, was ihre Effizienz und Effektivität bei der Ausführung ihrer Aufgaben steigert.

Kiteworks unterstützt Organisationen bei der Reaktion auf Anfragen zur Aufbewahrung im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten mit eDiscovery

eDiscovery, oder elektronische Beweismittelsicherung, ist ein wesentlicher Bestandteil der modernen rechtlichen Landschaft. Es dient dazu, digitale Daten auf rechtlich verteidigbare Weise zu identifizieren, zu bewahren, zu sammeln, zu verarbeiten, zu überprüfen und bereitzustellen. eDiscovery spielt eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung eines fairen und effizienten rechtlichen Verfahrens. Rechtliche Sperren oder Litigation Holds, ein wichtiger Teil von eDiscovery, verhindern die versehentliche oder absichtliche Zerstörung oder Veränderung potenzieller Beweise. Neben der Erleichterung rechtlicher Verfahren hilft eDiscovery auch Organisationen, Compliance zu wahren, Transparenz zu fördern und Strafen zu vermeiden. Die Nutzung von eDiscovery-Tools und -Techniken sowie spezialisierte Teams für die Bearbeitung von eDiscovery-Aufgaben können die Effektivität des Prozesses erheblich steigern. Trotz gewisser Herausforderungen kann eDiscovery mit dem richtigen Ansatz und den richtigen Ressourcen ein mächtiges Werkzeug zur Verwaltung rechtlicher Risiken und Streitigkeiten im digitalen Zeitalter sein.

Kiteworks spielt eine entscheidende Rolle bei eDiscovery, indem es eine sichere und konforme Plattform für den Austausch sensibler Informationen, die Bewahrung von Beweisen und die Verhinderung von Datenschutzverstößen und Compliance-Verletzungen bereitstellt.

Die Plattform ermöglicht die zentrale Überwachung und Bewahrung von Beweisen, vereinfacht die rechtliche Aufbewahrung und rationalisiert eDiscovery oder andere investigative Anforderungen. Insbesondere ermöglicht Kiteworks das Kanalisieren aller interorganisatorischen Kommunikationswege durch sein privates Inhaltsnetzwerk. Dies umfasst Kanäle wie Dateifreigaben, Microsoft OneDrive, SFTP, benutzerdefinierte Integrationen und Unternehmensanwendungen wie Salesforce.

Zu Compliance-Zwecken ist der einzige Benutzer mit Zugang zu diesen Daten eine speziell dafür vorgesehene Person in der Rolle eines Data Leak Investigators. Dieser Benutzer kann eine dedizierte Berichtsschnittstelle nutzen, um die für eine Untersuchung benötigten Informationen zu erfassen.

Die Plattform ermöglicht auch den Export von Daten zu Archivierungsservern, was den eDiscovery-Prozess weiter unterstützt.

Die Rolle von Kiteworks im eDiscovery beschränkt sich nicht nur auf die Bewahrung von Beweismitteln. Es hilft auch, Datenschutzverstöße und Compliance-Verletzungen bei sensiblen Cyberkommunikationen mit Drittanbietern zu verhindern. Dies wird erreicht, indem CIOs und CISOs vollständige Transparenz, Compliance und Kontrolle über geistiges Eigentum, personenbezogene Daten, geschützte Gesundheitsinformationen und andere sensible Inhalte über alle Kommunikationskanäle mit Drittanbietern bereitgestellt wird.

Das KiteworksPrivate Content Network, einenach FIPS 140-2 Level 1 validierte sichere Plattform für Dateifreigabe und Dateiübertragung, bündeltE-Mails,Filesharing,Web-Formulare,SFTP undManaged File Transfer, sodass Organisationen kontrollieren,schützen undverfolgen jede Datei, während sie in das Unternehmen ein- und austritt.

KiteworksBereitstellungsoptionen umfassen On-Premises, gehostet, privat, hybrid und FedRAMP Virtual Private Cloud. Mit Kiteworks: Zugriff auf sensible Inhalte kontrollieren; diese schützen, wenn sieextern mit automatisierter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geteilt werden, Multi-Faktor-Authentifizierung undSicherheitsinfrastruktur-Integrationen; sehen, verfolgen und berichten Sie über alle Dateiaktivitäten, nämlich wer was an wen sendet, wann und wie.

Schließlich demonstrieren Sie die Einhaltung von Vorschriften und Standards wie DSGVO, HIPAA, CMMC, Cyber Essentials Plus, IRAP, und viele mehr.

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