Kiteworks vs. SharePoint [Funktionen, Vorteile und Nachteile]

Angenommen, Sie suchen nach einer optimalen Filesharing-Lösung und ziehen Optionen wie Kiteworks und SharePoint in Betracht. Anstatt Kiteworks und SharePoint als gegensätzliche Lösungen zu betrachten, sollten Sie die synergetischen Vorteile in Betracht ziehen, die sie bieten, wenn sie integriert werden.

SharePoint bietet beispielsweise robusten Cloud-Speicher und Produktivitätswerkzeuge, während Kiteworks diese Fähigkeiten, insbesondere für sicheres externes Teilen, erweitern kann.

Kiteworks bietet im Gegensatz dazu einen erheblichen Mehrwert in Bezug auf Governance, Compliance und den Schutz sensibler Inhaltskommunikation über zahlreiche Kanäle, einschließlich Managed File Transfer und sicheres Filesharing.

Die Wahl liegt nicht unbedingt zwischen Kiteworks oder SharePoint, sondern darin, wie man die Stärken jeder Plattform effektiv nutzen kann. Die Integration von Kiteworks in Ihre SharePoint-Instanz kann die Sicherheit, Zusammenarbeit und Compliance-Maßnahmen für die Datenfreigabebedürfnisse Ihrer Organisation verbessern.

Auswahl einer Unternehmenslösung für Filesharing und -verwaltung

Unternehmen, die nach Lösungen für das Enterprise Content Management (ECM) suchen, müssen über die sichere Dateifreigabe hinausdenken. Dokumente, Verträge, Dateien und Aufzeichnungen stehen im Zentrum jedes Unternehmens, und ein Dokumentenmanagementsystem muss täglich Prioritäten wie Compliance, Sicherheit, Datenschutz und Benutzerfreundlichkeit berücksichtigen. Darüber hinaus ist die sichere Dateifreigabe nur einer von mehreren Kommunikationskanälen, die verwendet werden, um sensible Daten zu senden, zu teilen und zu übertragen.

Die Anschaffung und Verwaltung separater Lösungen für sichere E-Mails, Filesharing, Managed File Transfer, Webformulare und Programmierschnittstellen (APIs) ist schlichtweg nicht praktikabel und kann erhebliche Ineffizienzen und Kosten verursachen. Hier ist die Kiteworks-Plattform die ideale Wahl, da sie eine einheitliche Oberfläche für die Verwaltung aller sensiblen Inhaltskommunikationen bietet und alle für die Governance und Compliance erforderlichen Metadaten zentralisiert.

Insbesondere gibt es einige Schlüsselfunktionen, die Sie bei einem ECM suchen sollten, und das Verständnis dieser Funktionen kann Ihnen helfen, sich zwischen Anbietern wie Kiteworks, die eine umfassende Plattform für die Kommunikation sensibler Inhalte bereitstellen, und Microsoft, die sich lediglich auf einen Aspekt konzentrieren, zu entscheiden. Zu diesen Funktionen gehören:

1. Dokumentenversionen und Protokollierung: Ihr ECM muss eine Möglichkeit haben, Ereignisse im Zusammenhang mit Dokumenten zu verfolgen, einschließlich autorisiertem und nicht autorisiertem Zugriff, Bearbeitung, Löschung und Erstellung. Die Audit-Protokollierung von Dokumentenereignissen kann Ihnen helfen, Inhaltsänderungen im Laufe der Zeit zu verfolgen und gleichzeitig forensische Beweise für Bearbeitung oder Manipulation für Compliance und Berichterstattung zu liefern.
2. Sicherheits- und Compliance-Kontrollen: Wenn Sie in einer regulierten Branche tätig sind, kommen Sie um Compliance-Verpflichtungen nicht herum. ECM- und Filesharing-Lösungen sind oft zentral für Ihre Compliance-Überlegungen, da die meisten Daten von Kunden oder Klienten durch diese Systeme fließen. Ihre Auswahl an Lösungen sollte Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung für gespeicherte und übertragene Daten, Netzwerk- und Webanwendungs-Firewalls sowie physische und administrative Maßnahmen umfassen. Ihre sichere Filesharing-Lösung muss die Fähigkeit besitzen, Ihnen dabei zu helfen, diese Verpflichtungen zu erfüllen, typischerweise durch die Einhaltung ihrer Compliance-Standards.
3. Sichtbarkeit und Zugänglichkeit: Daten müssen für die richtigen Personen in Ihrer Organisation sichtbar, nachverfolgbar und zugänglich sein. Eine Filesharing- und ECM-Plattform sollte das Teilen von Inhalten (innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation) vereinfachen, ohne die Sicherheit zu opfern. Ebenso sollte es Mechanismen für Administratoren geben, um Datenbewegungen, Systemereignisse und andere Operationen zu überwachen. Funktionen wie ein integriertes Security Information and Event Management (SIEM)-System und Dashboards tragen alle zur Sichtbarkeit und Zugänglichkeit bei.
4. Datenwiederherstellung: Datensicherung ist eine eigene Disziplin, und viele Anbieter bieten verschiedene Ansätze für heiße oder kalte Backups an, um Ihnen zu helfen, entweder den Betrieb im Falle von heißen, immer verfügbaren Backups aufrechtzuerhalten oder kalte, langfristige Speicherung zu gewährleisten. Eine solide Lösung wird Ihnen helfen, im Geschäft zu bleiben, selbst wenn eine Katastrophe eintritt.
5. Interoperabilität: Kein Produkt oder Plattform ist eine Insel – und das aus gutem Grund. Eine Filesharing- oder ECM-Lösung wird mit wichtigen Integrationen für Produktivitätssoftware, Sicherheitsanwendungen oder Projektmanagement-Tools zu einem nahtlosen Teil Ihrer Gesamtoperationen.

Die meisten Plattformen bieten eine Teilmenge der Funktionalitäten in diesen Kategorien, daher liegt es an Ihnen und Ihrer IT-Führung, Ihrem CISO oder Ihrem Datenschutzbeauftragten zu bestimmen, wo Ihre Prioritäten liegen.

Was ist die Kiteworks-Plattform?

Das Kiteworks Private Content Network (PCN) ermöglicht es Organisationen, die Kontrolle zu behalten, vertrauliche Inhalte zu schützen, zu verfolgen und Berichte darüber zu erstellen, die ihre Mitarbeiter mit vertrauenswürdigen Partnern teilen. Diese Fähigkeiten verstärken die Governance, Compliance und Sicherheitsfähigkeiten einer Organisation.

Die Kiteworks-Plattform ermöglicht sicheren Zugriff auf Inhalte und das Teilen von Inhalten aus unternehmensweiten, hochvolumigen Repositories. Kern dieser Funktionalität ist der Schwerpunkt der Plattform auf sichere Cloud-Bereitstellungen mit granularen Kontrollen über Dateiübertragungen, Audit-Kontrollen und Sicherheit.

Die primäre Art und Weise, wie die Plattform den Bedürfnissen von Unternehmen dient, ist durch ihre robusten Eigenschaften im Bereich des Enterprise Content Managements. Das bedeutet nicht nur, dass Sie Dateien innerhalb einer Organisation teilen können, sondern dass das System alle Protokollierungen, Audits, Schnittstellen und Berichte beibehält, die Ihr Unternehmen benötigt, um Sicherheits- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Darüber hinaus umfasst die Kiteworks-Plattform mehrere technische Integrationen für Produktivität und Sicherheit, einschließlich der Zusammenarbeit mit Microsoft-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint. Kiteworks integriert sich auch mit Webanwendungen wie Dokumentenansicht und -bearbeitung mit Desktop-Anwendungen für ein nahtloses Benutzererlebnis.

Die meisten Unternehmenskunden wenden sich aus verschiedenen Gründen außerhalb der Produktivität an ein ECM-System, aber der prominenteste ist in der Regel Compliance und Sicherheit. Kiteworks hat ein System entwickelt, das Compliance-Anforderungen in verschiedenen Branchen und Anwendungen erfüllt, einschließlich des Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP, die Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC) und das Information Security Registered Assessors Program (IRAP) sind nur einige davon.

Das Wichtigste ist, dass Kiteworks dies erreicht, ohne Benutzerfreundlichkeit oder Kosten zu opfern. Typische Funktionen wie LDAP, Single Sign-On (SSO)-Fähigkeiten, Dateisynchronisation, Disaster Recovery und sofort verfügbare heiße Backups sind Teil der Kernplattform.

Was ist Microsoft SharePoint?

SharePoint ist Teil des Flaggschiff-Softwareangebots von Microsoft und bietet ein gestrafftes ECM-Erlebnis für Unternehmensanwender.

Viele Endbenutzer und Geschäftskunden sind auf die eine oder andere Weise bereits mit SharePoint in Berührung gekommen. Es ist eine leicht verständliche Web-Oberfläche und ein gemeinsames Datei-Ökosystem, das die Zusammenarbeit vereinfacht. Die offensichtliche Synergie zwischen SharePoint und anderen Produkten wie Microsoft 365 bedeutet, dass eine Integration kein Problem darstellt.

Wie man Dateien in Microsoft SharePoint sicher teilt

Microsoft SharePoint ist eine robuste Plattform für das Teilen und die Zusammenarbeit an Dateien innerhalb einer Organisation. Es ist von größter Wichtigkeit, dass diese Dateien sicher ausgetauscht werden, um die Datenintegrität und -vertraulichkeit zu wahren. Hier erfahren Sie, wie Sie Dateien in Microsoft SharePoint sicher teilen können:

Rollenbasierte Zugangskontrollen implementieren

Das Fundament der SharePoint-Sicherheit liegt in den robusten Benutzerberechtigungseinstellungen. Sie können Ihren Benutzern Rollen zuweisen und ihnen damit unterschiedliche Zugriffsrechte erteilen. Seien Sie sorgfältig bei der Festlegung dieser Berechtigungen und stellen Sie sicher, dass jeder Benutzer genau das richtige Maß an Zugriff erhält, das er zur Ausführung seiner Aufgaben benötigt.

Strenge Richtlinien für das Teilen mit Externen durchsetzen

SharePoint ermöglicht es Ihnen, Dateien mit externen Benutzern zu teilen, was ein Sicherheitsrisiko darstellen kann. Um dies zu mindern, können Sie strenge Freigaberichtlinien durchsetzen, einschließlich erlaubter/blockierter Domänenlisten und das Setzen automatischer Ablaufdaten für freigegebene Links.

Erweitern Sie die Fähigkeiten von SharePoint mit einer Kiteworks-Integration

Kiteworks kann die Fähigkeiten von SharePoint erweitern und bietet eine sichere und effiziente Plattform für das Teilen mit externen Partnern. Kiteworks ermöglicht Organisationen eine vollständige Office 365-Zusammenarbeit, einschließlich Herunterladen, Ansicht nur mit Wasserzeichen und Hochladen basierend auf der Rolle des Benutzers. Es bietet auch einen “Clean Room”-Ansatz für das Teilen, bei dem Dateien als neue Versionen zurück nach SharePoint geschrieben werden, ohne sensible SharePoint-Daten der Außenwelt preiszugeben.

Nutzen Sie MIP-Tags für SharePoint-Sicherheitsrichtlinien

MIP-Tags helfen dabei, Sicherheitsrichtlinien basierend auf der Sensibilität der Informationen durchzusetzen. Sie können Regeln basierend auf diesen Tags erstellen, um das Teilen bestimmter Dateitypen einzuschränken.

Nutzen Sie SharePoint-Verschlüsselungsfunktionen

Dateien in SharePoint sind sowohl im Ruhezustand als auch bei der Übertragung verschlüsselt. Das bedeutet, dass selbst wenn eine Datei während einer Übertragung abgefangen wird, sie ohne den Entschlüsselungsschlüssel nicht gelesen werden kann.

SharePoint für HIPAA-Konformität

Microsoft SharePoint, als Teil der Office 365-Suite von Microsoft, entspricht den Bestimmungen des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Microsofts Engagement für Datenschutz, Sicherheit und Compliance macht SharePoint zu einer geeigneten Plattform für Gesundheitsorganisationen, die sensible Patienteninformationen schützen müssen. Die Verantwortung für die HIPAA-Konformität liegt jedoch nicht allein bei der Plattform, sondern erstreckt sich auch auf die Konfiguration des Forums durch den Benutzer und deren Umgang mit Daten.

Eine wesentliche Funktion, die bei der Einhaltung von Compliance hilft, ist das Berechtigungsmanagement von SharePoint. Diese Funktion stellt sicher, dass nur autorisiertes Personal Zugang zu sensiblen Gesundheitsdaten hat, was ein entscheidender Aspekt der HIPAA-Regelungen ist. Die Kontrolle darüber, wer bestimmte Dateien und Ordner einsehen, ändern oder teilen kann, ermöglicht es Organisationen, den Datenzugriff effektiv zu verwalten und zu begrenzen.

Darüber hinaus erfüllt SharePoint die HIPAA-Anforderungen durch seine robusten Auditfunktionen. Diese Funktionen helfen dabei, den Datenzugriff, Änderungen und Übertragungen zu verfolgen und bieten eine wichtige Sicherheitsebene, die die Einhaltung von Vorschriften erleichtert.

Eine Integration mit Kiteworks kann die HIPAA-Compliance weiter verbessern. Kiteworks bietet eine sichere und effiziente Plattform für den externen Datenaustausch, einschließlich sensibler Gesundheitsinformationen. Es bietet zusätzliche Kontrollen, wie strikte richtlinienbasierte Freigabe und Clean-Room-Freigabeordner, die die Datenexposition begrenzen und so bei der Einhaltung der Datenschutzregeln von HIPAA helfen.

Zusätzlich verwendet SharePoint Verschlüsselung sowohl im Ruhezustand als auch bei der Übertragung, was für die Sicherung sensibler Gesundheitsdaten unerlässlich ist. Verschlüsselung macht Daten für nicht autorisierte Benutzer unlesbar und wahrt die Integrität und Vertraulichkeit von Patienteninformationen.

Wo Kiteworks für sicheren externen Datenaustausch sich von SharePoint und SharePoint Online unterscheidet

Die Wahl des optimalen Systems für die Verwaltung der Kommunikation sensibler Inhalte in sicheren Filesharing-Lösungen ist von größter Bedeutung. Eine Standardfalle, der Organisationen gegenüberstehen, ist die isolierte Bewertung und Auswahl verschiedener Lösungen. Darüber hinaus sind viele Filesharing-Plattformen nicht ausreichend für den Unternehmenseinsatz vorbereitet und bieten keine angemessene Nachverfolgung und Kontrolle darüber, wer auf sensible Daten zugreifen und sie teilen kann.

Kiteworks erkennt und adressiert diese Herausforderungen. Kiteworks ist maßgeschneidert für Unternehmensgeschäfte und verwendet eine Sicherheitsstrategie, die auf mehreren Verteidigungsebenen basiert. Diese Methode stellt sicher,Automatisierte, Ende-zu-Ende-Datenverschlüsselung, beinhaltet Schlüsselverschlüsselung und -verwaltung und bietet robuste Sicherheitsfunktionen sowie umfangreiche Sicherheitsintegrationen. Im Falle eines Cyberangriffs erleichtert dieser Ansatz Echtzeitwarnungen und schnelle Reaktionen auf Vorfälle.

Ein Bereich, in dem Kiteworks besonders hervorsticht, ist das externe Teilen für SharePoint und SharePoint Online. Kiteworks ermöglicht das Einrichten von separaten “Clean Room”-Freigabeordnern, die kritische SharePoint-Daten nicht für externe Parteien zugänglich machen, eine bedeutende Sorge für viele Unternehmen.

Durch strenge, richtlinienbasierte Zugriffskontrollen, ermöglicht Kiteworks Administratoren, spezifische Freigaberegeln basierend auf Benutzerrollen, Dateitypen, Clients und MIP-Tags festzulegen. Abhängig von der Rolle des Benutzers sind Aktionen wie Herunterladen, Ansicht nur mit Wasserzeichen und Hochladen gestattet. Es bietet auch die Möglichkeit, automatische Ablaufdaten für freigegebene Links festzulegen, Erlaubnislisten und Sperrlisten für Domains zu erstellen und zu kontrollieren, wer externe Freigabeordner erstellen kann. Mit Kiteworks wird vollständige Office 365-Kollaboration ermöglicht. Nach externer Zusammenarbeit werden Dateien als neue Versionen nach SharePoint zurückgeschrieben, wobei eine automatische Sperrung Überschreibungen verhindert.

Ein weiterer Vorteil von Kiteworks ist die Möglichkeit, externe Parteien mit ihren standardmäßigen Geschäfts-E-Mail-Adressen einzuladen, was die Notwendigkeit von Microsoft-E-Mail-Adressen überflüssig macht. Eine kostenlose Testversion ist ebenfalls verfügbar, mit maßgeschneiderten Evaluierungen für Unternehmenskunden.

Während die Fähigkeit, große Dateien zu verarbeiten, ein deutlicher Vorteil sein kann, ist dieser Faktor im Microsoft-Umfeld oft weniger relevant. Kiteworks ist eine robuste, sichere und vielseitige Lösung für das Management und den Austausch sensibler Inhalte.

Warum ist Kiteworks die richtige Lösung für Ihr Unternehmen?

Bei der Auswahl der richtigen Lösung für den sicheren Dateiaustausch spielen verschiedene Faktoren eine Rolle. Organisationen machen einen gravierenden Fehler, wenn sie verschiedene Lösungen für die Kommunikation sensibler Inhalte isoliert voneinander bewerten und auswählen. Zudem sind viele Lösungen für den Dateiaustausch nicht unternehmensbereit, da ihnen die Fähigkeit fehlt, den Zugriff auf und das Teilen von vertraulichen Daten zu verfolgen und zu kontrollieren.

Die Kiteworks-Plattform ist speziell für Unternehmenskunden konzipiert und entwickelt worden. Kiteworks verfolgt einen Defense-in-Depth-Ansatz bei der Sicherheit, der Daten sowohl im Ruhezustand als auch bei der Übertragung verschlüsselt. Die Sicherheitsarchitektur umfasst Schlüsselverschlüsselung und -management sowie proaktive Defense-in-Depth-Maßnahmen, um Echtzeitwarnungen und schnelle Reaktionen auf Vorfälle zu gewährleisten, falls ein Angriff stattfinden sollte. Kiteworks ermöglicht es Organisationen auch, die Kontrolle über die Privatsphäre ihrer Daten zu behalten, die in Single-Tenancy-Clouds gehostet werden – das bedeutet, es gibt keine Vermischung von Daten, Metadaten oder gemeinsam genutzten Anwendungsressourcen. Dies ist mit SharePoint oder anderen Dateiaustauschlösungen auf dem Markt nicht möglich.

Weitere wichtige Funktionen von Kiteworks umfassen:

• Ein CISO-Dashboard bietet umfassende Daten zu Zugriffen, Benutzeraktivitäten, Datentrends und -bewegungen sowie Kontrollmöglichkeiten über Datentransfers.
• Nahtlose MFT-Automatisierung und Zeitplanung für robuste Filesharing- und Transfer-Richtlinien, einschließlich Transfers außerhalb der Geschäftszeiten und durch Aktivitäten von Mitarbeitern, Kunden, Partnern oder Patienten ausgelösten Operationen.
• Umfassende und unveränderliche Audit-Protokolle können genutzt werden, um Compliance nachzuweisen, die Datenintegrität zu wahren und forensische Untersuchungen bei Sicherheitsverletzungen oder internen Angriffen zu unterstützen.
• Sichere E-Mail-Links schützen geschützte Gesundheitsinformationen (PHI), um die Einhaltung des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) zu gewährleisten und gleichzeitig eine einfache und effiziente Kommunikation mit Patienten per E-Mail aufrechtzuerhalten.
• SIEM-Integration mit beliebten Plattformen wie IBM QRadar, ArcSight, FireEye Helix und Splunk Forwarder. Zudem standardisiert die Integration Audit-Protokolle in ein einheitliches Dateiformat für die breite Nutzung durch SIEM.
• Katastrophenwiederherstellung mit stets aktiven Systemen und standortübergreifender Datenredundanz garantiert, dass Ihre Systeme im Notfall verfügbar bleiben.
• Konforme Verschlüsselung umfasst AES-256 für Daten im Ruhezustand und TLS 1.2+ Verschlüsselung für Daten im Transit.
• Übertragung und Speicherung großer Dateien mit Limits von bis zu 16 TB.
• Zusätzliche Schutzschichten für Verschlüsselungsschlüssel durch Integration mit einem Hardware-Sicherheitsmodul (HSM) oder dem Amazon Web Services Key Management Service (AWS KMS).

Zusätzliche Ressourcen

• Fallstudie Cimarex Energy konsolidiert Dateiübertragung und -freigabe von Microsoft SharePoint zu Kiteworks
• Webinar Wie Sie einen sicheren Governance-Perimeter um Microsoft-Inhalte etablieren
• Blogbeitrag Wie Sie eine ganzheitliche, proaktive Verteidigung um Geschäftsabläufe aufbauen
• KurzinformationTop 5 Wege, wie Kiteworks die Kommunikation mit Dritten in Microsoft 365 sichert
• BlogbeitragSicherste Optionen für die Dateifreigabe in Unternehmen & Compliance