Einführung in die E-Mail-Compliance für Geschäftskommunikationen

Suchen Sie nach Compliance-Anforderungen für Geschäftsemails? Bei Verstößen, die Tausende kosten können, ist das Verständnis der Compliance-Anforderungen auf lange Sicht nur hilfreich.

Organisationen weisen E-Mail-Compliance nach, wenn ihre E-Mails spezifischen Vorschriften und Anforderungen von Regierungen und Branchen entsprechen, die die Privatsphäre und Daten von Einzelpersonen schützen.

Was ist E-Mail-Compliance?

E-Mail-Compliance bezieht sich auf die Art und Weise, wie ein Unternehmen sich an Gesetze und Richtlinien im Zusammenhang mit E-Mail-Kommunikation hält. Dies beinhaltet das Befolgen verschiedener Datenschutz- und Anti-Spam-Standards, um die Sicherheit, Vertraulichkeit und den Datenschutz von gesendeten und empfangenen E-Mails zu gewährleisten. Die E-Mail-Compliance stellt sicher, dass ein Unternehmen den Anforderungen, die durch relevante Vorschriften wie CAN-SPAM, DSGVO, HIPAA und viele andere Datenschutzvorschriften festgelegt sind, gerecht wird.

Was ist Sicherheits- und Datenschutz-Compliance für E-Mails?

E-Mail ist bei weitem die gebräuchlichste Kommunikationsform für Unternehmen. Sie ist schnell, praktisch und im Grunde kostenlos. E-Mails sind effizient, was die Produktivität fördert und idealerweise das Unternehmenswachstum. E-Mails haben jedoch trotz dieser Eigenschaften eine zentrale Einschränkung. Vor allem sind E-Mails nicht sicher. Jeder kann sie lesen, nicht nur der beabsichtigte Empfänger. IT-Abteilungen, Strafverfolgungsbehörden, Hacker und sogar jemand, der ein Telefon auf dem Rücksitz eines Taxis findet, können Nachrichten lesen, die nicht für sie bestimmt sind.
Datenschutzvorschriften wie DSGVO und HIPAA, die dazu dienen, persönlich identifizierbare Informationen (PII) oder persönliche Gesundheitsinformationen (PHI) zu schützen, verbieten Unternehmen in der Regel, Mail zu verwenden, um persönliche Daten einer Person ohne angemessene Verschlüsselung oder andere Schutzmaßnahmen wie Zugriffskontrollen, Datenretention, überprüfbare Protokolldateien und Berichtsfunktionen zu teilen.

Wenn Sie diese Technologien (und/oder Verfahren zur Nutzung dieser Technologien) nicht haben, sind Sie wahrscheinlich nicht konform. Dies ist besonders problematisch, wenn Sie Daten von EU-Bürgern verarbeiten und teilen. DSGVO-Strafen können für Ihr Unternehmen und Ihren Ruf äußerst kostspielig sein. Letztlich sind Sie zu 100% verantwortlich für die Compliance bei der Nutzung von E-Mails; ignorieren Sie diese Anforderungen auf eigene Gefahr.

Herausforderungen bei der E-Mail-Compliance

Organisationen stehen vor zahlreichen Herausforderungen im Bereich der E-Mail-Compliance. Eine der größten Herausforderungen ist das schiere Volumen an E-Mails, die Mitarbeiter täglich senden und empfangen. Bei so vielen ausgetauschten E-Mails fällt es Organisationen schwer, den Überblick über jede Nachricht, einschließlich aller Dateianhänge, zu behalten und sicherzustellen, dass sie alle den einschlägigen Vorschriften entsprechen.

Infolgedessen stehen Unternehmen auch vor der Herausforderung, eine angemessene Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter sicherzustellen. Viele Mitarbeiter sind sich möglicherweise nicht über die E-Mail-Compliance-Anforderungen im Klaren und könnten das Unternehmen unbeabsichtigt Datenlecks aussetzen, die das Unternehmen rechtlichen und finanziellen Risiken aussetzen könnten. Darüber hinaus machen die ständig wechselnden Vorschriften und Gesetze zur E-Mail-Compliance es für Organisationen und ihre Mitarbeiter schwierig, auf dem neuesten Stand zu bleiben und die Einhaltung sicherzustellen.

Der Anstieg der Heimarbeit und die Verwendung von persönlichen Geräten fügen der E-Mail-Compliance eine weitere Komplexitätsebene hinzu, da Unternehmen versuchen, den Datenfluss zu kontrollieren und zu sichern.

E-Mail als Ursache möglicher Compliance-Probleme

E-Mail ist seit Jahrzehnten ein erstaunliches Kommunikationsmittel für Unternehmen, kann aber auch ernsthafte Compliance-Probleme verursachen. Während E-Mail leicht für vertrauliche oder sensible Informationen verwendet werden kann, kann es zu Problemen führen, wenn die Absender nicht den geltenden Gesetzen, Vorschriften oder Branchenstandards entsprechen. Zum Beispiel kann der unsachgemäße Gebrauch von E-Mails, wie das Versäumnis, sensible Inhalte zu verschlüsseln, als Verstoß gegen Compliance-Gesetze angesehen werden. E-Mail kann auch zu anderen Problemen führen, wie dem Senden unangemessener Inhalte oder Nachrichten oder dem Einsatz zur Belästigung von Mitarbeitern. All diese Aktivitäten können zu Compliance-bezogenen Problemen und möglichen Strafen führen. Daher ist es wichtig für Unternehmen, sich über die möglichen Compliance-Probleme im Klaren zu sein und die notwendigen Schritte zu unternehmen, um sicherzustellen, dass E-Mails korrekt verwendet werden.

E-Mail-Compliance: Ein bewegliches Ziel

Die E-Mail-Compliance ist ein bewegliches Ziel, weil sich E-Mail-Gesetze, Vorschriften und Best Practices ständig weiterentwickeln, da neue Technologien auftauchen und neue Bedrohungen für Datenschutz und Sicherheit identifiziert werden. Zum Beispiel haben Compliance-Vorschriften wie die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) und das kalifornische Verbraucherschutzgesetz der USA (CCPA) das Compliance-Landschaft in den letzten Jahren erheblich verändert. Diese Gesetze haben die Anforderungen für den Datenschutz von Verbrauchern erhöht und die Anforderungen für Unternehmen verschärft, um sicherzustellen, dass E-Mails und andere digitale Kommunikationsmittel sicher und datenschutzkonform verwendet werden. Diese ständig wechselnden Anforderungen bedeuten, dass Unternehmen kontinuierlich ihre E-Mail-Compliance-Praktiken aktualisieren und überprüfen müssen, um sicherzustellen, dass sie den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen.

Compliance-Vorschriften für E-Mails

Es gibt viele Vorschriften, die sich auf die Art und Weise auswirken, wie Unternehmen E-Mails verwenden. Einige der wichtigsten sind:

• CAN-SPAM Act: Ein US-Gesetz, das Anforderungen für kommerzielle E-Mail-Nachrichten festlegt und Empfängern das Recht gibt, keine E-Mails mehr zu erhalten.
• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Eine EU-Verordnung, die den Datenschutz und den Datenfluss von EU-Bürgern regelt.
• Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA): Ein US-Gesetz, das den Schutz und den Austausch von Gesundheitsinformationen regelt.
• Gramm-Leach-Bliley Act: Ein US-Gesetz, das den Datenschutz von Verbrauchern in der Finanzbranche regelt.
• Sarbanes-Oxley Act: Ein US-Gesetz, das Anforderungen für die Finanzberichterstattung von Unternehmen festlegt.

Diese Vorschriften legen Anforderungen für den Datenschutz, die Datenspeicherung, den Datenzugriff, die Datenübertragung und andere Aspekte der E-Mail-Verwendung fest. Unternehmen, die gegen diese Vorschriften verstoßen, können hohe Strafen, Rechtsstreitigkeiten und anderen rechtlichen und finanziellen Folgen ausgesetzt sein.

Wie Unternehmen Compliance sicherstellen können

Unternehmen können Compliance sicherstellen, indem sie eine Reihe von Best Practices befolgen, darunter:

• Richtlinien und Verfahren: Unternehmen sollten klare und umfassende E-Mail-Compliance-Richtlinien und Verfahren erstellen, die den Anforderungen der relevanten Vorschriften entsprechen.
• Technologie: Unternehmen sollten Technologien wie E-Mail-Verschlüsselung, Datenverlustprävention (DLP) und andere Sicherheitslösungen einsetzen, um die Datenintegrität und den Datenschutz sicherzustellen.
• Schulung: Unternehmen sollten regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter anbieten, um sicherzustellen, dass sie über die E-Mail-Compliance-Anforderungen informiert sind und diese befolgen.
• Überwachung und Berichterstattung: Unternehmen sollten ihre E-Mail-Systeme regelmäßig überwachen und Berichte erstellen, um sicherzustellen, dass sie den Compliance-Anforderungen entsprechen und um mögliche Verstöße frühzeitig zu erkennen.

Fazit

E-Mail-Compliance ist ein kritischer Bereich, den Unternehmen nicht übersehen sollten. Es ist wichtig für Unternehmen, die Anforderungen der relevanten Vorschriften zu verstehen und die notwendigen Schritte zu unternehmen, um Compliance sicherzustellen. Dies kann helfen, rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden und das Vertrauen von Kunden und Partnern zu stärken.

Verwandte Ressourcen

• HIPAA/SOC 2/FedRAMP/PCI DSS: Wenn Sie in einer Branche tätig sind oder diese bedienen, die entweder PII oder PHI verarbeitet, konzentrieren sich Ihre regulatorischen Verpflichtungen auf den Schutz privater Daten und die Wahrung der Vertraulichkeit. Dies beinhaltet eine Vielzahl von Sicherheits- und Berichtskontrollen, um die E-Mail-Datenschutzgesetze einzuhalten. In Bereichen wie Gesundheitswesen (HIPAA), Zahlungsabwicklung (PCI DSS) oder Tätigkeiten für die Bundesregierung oder Regierungsaufträge (FedRAMP) sind die Anforderungen an die Datensicherheit so streng, dass es in der Regel nicht lohnenswert ist, Informationen per E-Mail zu versenden, es sei denn, dies erfolgt über Links zu sicheren Servern.
• DSGVO: Der Datenschutzrahmen der Europäischen Union ist recht umfangreich und enthält zusätzliche Regeln für E-Mail-Marketing und Spam. Die DSGVO sieht die Einwohner der EU als Eigentümer ihrer Daten und nicht die Unternehmen, die ihre Daten speichern. Als Ergebnis müssen Unternehmen die ausdrückliche Zustimmung eines Dateneigentümers einholen, bevor sie Marketingaktivitäten durchführen und müssen Aufzeichnungen über diese Zustimmung führen. Unternehmen müssen auch Daten eines EU-Einwohners auf dessen Anfrage aus ihrem System übergeben oder löschen. Schließlich muss ein Unternehmen ein hohes Maß an IT-Sicherheit gewährleisten und Vertraulichkeitsschutzmaßnahmen in allen Kommunikationen, Überwachungsprotokollen und Berichten einsetzen.
• CAN-SPAM: Der Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography and Marketing (CAN-SPAM) Act ist ähnlich wie die DSGVO, da er die Richtlinien festlegt, nach denen Unternehmen E-Mail-Marketing betreiben können. Es gibt jedoch wichtige Unterschiede. Im Gegensatz zur Opt-in-Zustimmungsanforderung der DSGVO benötigen Unternehmen keine Zustimmung, bevor sie eine Nachricht senden. Empfänger müssen sich abmelden. Die von der FTC verhängten Strafen können bis zu $16.000 pro Mail betragen, ohne Begrenzung der Anzahl der Verstöße. Darüber hinaus enthält es nicht die gleichen Sicherheitsanforderungen bezüglich der Löschung von Verbraucherdaten. Unternehmen, die Marketing-E-Mails versenden, müssen jedoch die privaten Daten eines Empfängers schützen.
• Das kanadische Anti-Spam-Gesetz (CASL) wurde 2014 erstellt, um “Best Practices im E-Mail-Marketing zu stärken und Spam und verwandte Probleme zu bekämpfen“. Die Gesetzgebung reguliert den Missbrauch von Spam ähnlich wie die DSGVO und CAN-SPAM, setzt jedoch viel spezifischere und strengere Anforderungen für das Marketing. Personen müssen beispielsweise zustimmen, Marketing-E-Mails zu erhalten. “Zustimmung” wird als entweder implizit oder explizit unterschieden, und Vermarkter müssen eine einmalige doppelte Opt-in-Anfrage an Abonnenten senden, deren Zustimmung nicht ausdrücklich erteilt wurde. Ein einziger CASL-Verstoß kann ein Unternehmen CA$10 Millionen pro Verstoß kosten und kann auch eine Einzelperson bis zu CA$1 Million pro Verstoß kosten.
• Das California Consumer Privacy Act (CCPA) ist ein Marketing- und Datenschutzgesetz für Unternehmen, die Geschäfte in Kalifornien machen. Es enthält viele der gleichen Merkmale wie die DSGVO, einschließlich des Rechts, persönliche Informationen zu löschen und das Recht zu wissen, welche Kundeninformationen ein Unternehmen hat. Im Gegensatz zur DSGVO enthält das CCPA eine Opt-out-Klausel anstelle einer Opt-in-Klausel. Strafen reichen von unbeabsichtigten Verstößen ($2.500 pro unbeabsichtigtem Verstoß) bis hin zu absichtlichen Verstößen ($7.500 pro absichtlichem Verstoß).

Die Grundlagen der E-Mail-Compliance richtig verstehen

Es gibt mehrere Ebenen der Verantwortung und Rechenschaftspflicht, wie diese Vorschriften zeigen, und sie variieren je nachdem, wie eine E-Mail verwendet wird. Im Allgemeinen werden Ihre Verpflichtungen zur Compliance – ob für den direkten Kontakt oder zu Marketingzwecken – mehrere Bedingungen umfassen. Sie müssen folgendes tun:

• Schützen Sie private Informationen: PII oder PHI sind in den meisten Datenschutzvorschriften geschützte Daten. Die Daten müssen daher sicher und vertraulich bleiben, egal ob sie ruhen oder in Transit sind. Alle E-Mail-Nachrichten, die PII oder PHI enthalten, sollten verschlüsselt sein oder einen sicheren Link enthalten, der eine Empfängerauthentifizierung zum Zugriff erfordert.
• Dokumentieren und berichten Sie Interaktionen: Die meisten, wenn nicht alle, Datenschutzvorschriften erfordern eine Art von Dokumentation und Prüfung, wenn auch nur, um zu zeigen, dass Sie die Verpflichtungen zum Schutz der Verbraucherdaten erfüllen. Noch einmal, für die DSGVO müssen Sie auch nachweisen, dass Sie die Zustimmung für das Marketing erhalten haben und jeder Anforderung zur Löschung von Verbraucherinformationen nachgekommen sind.
• Richtige Offenlegung von Daten: Sie müssen Kunden schützen, aber auch die Kontrolle darüber behalten, wie diese Informationen anderen offengelegt werden. Es ist beispielsweise unmöglich, Klartextnachrichten oder E-Mails über öffentliche Anbieter zu senden und Daten privat zu halten (selbst mit Verschlüsselung). Aus diesem Grund enthalten einige Plattformen neben der Mail einen weiteren Mechanismus, um die Kontrolle über mögliche unbefugte Offenlegungen zu ermöglichen.
• Dokumente aufbewahren: Einige Vorschriften, wie HIPAA, verlangen, dass Sie bestimmte Dokumente für bestimmte Zeiträume aufbewahren (die von den einzelnen Staaten und der Art des Dokuments festgelegt werden). Wenn Sie mit Patienten kommunizieren, müssen Sie möglicherweise diese Kommunikationen aufbewahren, was bedeutet, dass Ihr Server diese Funktion haben sollte.

Diese Anforderung ist nicht ausschließlich auf HIPAA beschränkt. Verschiedene Branchen fordern unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für wichtige Dokumente:

An wen Sie E-Mails senden und welchen Inhalt sie enthalten, bestimmt das erforderliche Compliance-Niveau. Wie Sie gesehen haben, kann die Compliance komplex werden und erfordert eine umfassende und sichere Lösung.

E-Mail-Archivierung für Compliance: Warum es wichtig ist

Die E-Mail-Archivierung ist der Prozess der Konservierung und Speicherung von E-Mails und elektronischen Kommunikationen in einem sicheren und leicht abrufbaren Format. Dies beinhaltet die Sicherung aller eingehenden, ausgehenden und internen E-Mails, die von einer Organisation gesendet und empfangen werden, und deren Speicherung an einem sicheren Ort für zukünftige Referenzen oder rechtliche Compliance.

Der Archivierungsprozess beinhaltet das Erfassen des E-Mail-Verkehrs, während er durch ein E-Mail-System fließt, und das Speichern in einer durchsuchbaren Datenbank. Archivierungslösungen können hardware- oder softwarebasiert sein und können vor Ort oder in der Cloud bereitgestellt werden.

Die E-Mail-Archivierung dient mehreren Zwecken. Sie hilft Organisationen, die Compliance mit Vorschriften, die die Aufbewahrung von elektronischen Kommunikationen erfordern, aufrechtzuerhalten. Sie bietet auch eine Möglichkeit, verlorene oder gelöschte E-Mails wiederherzustellen, vor Datenverlust zu schützen und Anfragen zur elektronischen Beweissicherung in rechtlichen Fällen zu unterstützen. Darüber hinaus kann die E-Mail-Archivierung Organisationen helfen, das Volumen der auf ihren E-Mail-Servern gespeicherten E-Mails zu verwalten und die Mailbox-Leistung zu verbessern.

Die E-Mail-Archivierung für Compliance ist aus mehreren Gründen wichtig, einschließlich:

1. Regulatorische Compliance: Viele Branchen unterliegen strengen Vorschriften, die Organisationen verpflichten, bestimmte Arten von Kommunikation, einschließlich E-Mails, aufzubewahren und zu archivieren. Ein Verstoß gegen diese Vorschriften kann zu Strafen, Bußgeldern und rechtlichen Konsequenzen führen.
2. Rechtsstreitigkeiten: Im Falle eines Rechtsstreits oder einer Untersuchung kann eine E-Mail als Beweis verwendet werden. Die Archivierung von E-Mails stellt sicher, dass alle relevanten Kommunikationen erhalten und für rechtliche Zwecke leicht zugänglich sind.
3. Geschäftskontinuität: Die Archivierung von E-Mails stellt sicher, dass kritische Informationen im Falle eines Ausfalls oder einer Katastrophe erhalten bleiben. Durch ein zentralisiertes Archiv können Organisationen schnell E-Mails wiederherstellen und den Betrieb wieder aufnehmen.
4. Wissensmanagement: Archivierte E-Mails können zu Wissensmanagementzwecken verwendet werden und ermöglichen es Organisationen, die Kommunikation nachzuverfolgen und Trends, Muster und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Insgesamt ist die Archivierung von E-Mails für die Compliance unerlässlich, um die Integrität der Kommunikation aufrechtzuerhalten, vor rechtlichen und regulatorischen Risiken zu schützen und die Geschäftskontinuität sicherzustellen.

E-Mail-Compliance mit Kiteworks erreichen

Das Private Content Network von Kiteworks bietet Organisationen, die in stark regulierten Branchen tätig sind, eine sichere E-Mail-Lösung, die den meisten Anforderungen an den Datenschutz entspricht. Wir tun dies mit einem Fokus auf folgende Punkte:

• Sichere E-Mail-Links: Die Kiteworks-Plattform verwendet AES-256-Verschlüsselung im Ruhezustand und TLS 1.2 während der Übertragung, mit FIPS 140-2 validierten und FedRAMP autorisierten Optionen, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen privat bleiben. Anstatt eine E-Mail und eine Dateianlage zu senden, erhalten die Empfänger einen sicheren Link zum Inhalt, sodass Organisationen sicher sein können, dass nur authentifizierte Benutzer die Nachricht lesen können und Kontrollen das Weiterleiten an nicht autorisierte Parteien verhindern.
• Regulatorische Compliance: E-Mails und deren Dateianhänge sind verschlüsselt und gesichert, und Dokumentenordner sind mit granularen Richtlinienkontrollen geschützt, was bedeutet, dass wir Ihnen helfen können, Ihre regulatorischen Verpflichtungen zu erfüllen, wie die Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), DSGVO, das Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP), System Organization Control (SOC 2), das Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC), das National Institute of Standards and Technology (NIST 800-171), der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) oder Frameworks wie das NIST Cybersecurity Framework (NIST CSF) und die International Organization for Standardization (ISO 27001).
• Unveränderliche Audit-Trails: Audit-Logs belegen, dass Sie alle Dateiaktivitäten verfolgen und Sicherheitsereignisse und andere Elemente (wie Benutzer, die ihre Zustimmung zu Marketingmaßnahmen geben) katalogisieren, sodass Sie Compliance gegenüber Regulierungsbehörden nachweisen können. Audit-Trails unterstützen auch Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Sicherheitsvorfalls oder erfüllen eine rechtliche Aufbewahrungspflicht für eDiscovery-Aktivitäten. Unsere unveränderlichen Trails stellen sicher, dass Sie immer ein vollständiges Bild erhalten.
• CISO-Dashboard: Das CISO-Dashboard hilft Ihnen, Ihre Daten zu überwachen und zu verfolgen, während sie Ihr Unternehmen betreten, durchlaufen und verlassen. Sie können sehen, wer was an wen, wann und wo gesendet hat – und dies gegenüber Prüfern und Regulierungsbehörden nachweisen. Mit Sichtbarkeit bis auf Dateiebene können Sie bis zu den aktionsfähigen Details, einschließlich Benutzer, Zeitstempel und IP-Adressen, vordringen, um Anomalien zu erkennen und in Echtzeit auf Bedrohungen zu reagieren.
• Private Cloud: Unsere Cloud-Dienste sind auf dedizierten privaten, hybriden oder FedRAMP-Cloud-Umgebungen gehostet. Bereitstellungsflexibilität maximiert die Sicherheit und Compliance Ihrer Daten und Operationen.

Um zu erfahren, wie Ihr Unternehmen die E-Mail-Compliance sicherstellen kann, planen Sie heute eine individuelle Demo von Kiteworks.

Zusätzliche Ressourcen

• Kurzbericht Top 6 Gründe, das Email Protection Gateway (EPG) zu Ihrer Kiteworks-Bereitstellung hinzuzufügen
• Video Kiteworks Snackable Bytes: Sichere E-Mail
• Blog-Beitrag Wie man PHI per E-Mail sendet und HIPAA-konform bleibt
• Blog-Beitrag Versand von PII per E-Mail: Sicherheits- und Compliance-Überlegungen
• Blog-Beitrag Senden von HIPAA-konformen E-Mails