Home > Sicherheits- und Compliance-Blog > Sicheres Filesharing > Sicheres Datei-Sharing für Anwaltskanzleien und Anwälte: Gewährleistung der Vertraulichkeit in der Ära der Compliance

Sicheres Datei-Sharing für Anwaltskanzleien und Anwälte: Gewährleistung der Vertraulichkeit in der Ära der Compliance

von Tim Freestone updated März 28, 2023 Sicheres Filesharing

Lesezeit: 7 Minuten

Rechtsanwaltskanzleien und Anwälte teilen jeden Tag vertrauliche Informationen mit ihren Klienten online. Mit der zunehmenden Bedrohung durch Cyber-Angriffe ist jedoch die Sicherung sensibler Informationen zu einer obersten Priorität geworden. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie einige der besten Praktiken für den sicheren Dateiaustausch mit juristischen Klienten, einschließlich Verschlüsselung, Passwortschutz und sicheren Dateiübertragungsprotokollen.

Die Risiken des unsicheren Dateiaustauschs

Rechtsanwaltskanzleien und Anwälte, die unsicheren Dateiaustausch betreiben, laden unnötiges Risiko für den Klienten und die Kanzlei ein. Die Konsequenzen des unsicheren Dateiaustauschs sind schwerwiegend. Unsicherer Dateiaustausch kann beispielsweise zu einem Datenleck führen, das sensible Informationen wie Finanzdaten, persönlich identifizierbare Informationen und geschützte Gesundheitsinformationen (PII/PHI) sowie natürlich vertrauliche rechtliche Dokumente gefährdet. Ein unsicherer Dateiaustausch, der zu einem Datenleck führt, kann zu Verstößen gegen die Compliance, finanziellen Strafen, Rechtsstreitigkeiten und Reputationsverlust führen. Es kann auch das Verhältnis zwischen der Kanzlei und ihren Klienten, vielleicht irreparabel, beschädigen. Hier ist ein genauerer Blick auf einige der Risiken, die mit unsicherem Dateiaustausch verbunden sind, und Beispiele dafür, wie sie Anwaltskanzleien, Anwälte und ihre Klienten beeinflussen können.

Verlust vertraulicher Informationen

Eines der bedeutendsten Risiken für Anwaltskanzleien und Anwälte, die unsicheres Filesharing nutzen, ist der Verlust vertraulicher Informationen. Anwaltskanzleien und Anwälte verarbeiten, speichern, senden und teilen fast täglich sensible Informationen mit Mandanten, Gerichten, gegnerischen Anwälten und anderen vertrauenswürdigen Partnern. Zu den sensiblen Inhalten können Arbeitsverträge, Insolvenzdokumente, Gesundheitsakten, Urheberrechts- und Patentanmeldungen und vieles mehr gehören. Wenn Hacker diese sensiblen Informationen abfangen, kann dies erhebliche Folgen haben, einschließlich finanzieller Verluste, Rechtsstreitigkeiten, Reputationsschäden, Compliance-Verstößen und mehr. Die Panama Papers, zum Beispiel, waren ein massiver Datenleck im Jahr 2016, der über 11 Millionen vertrauliche Dokumente einer panamaischen Anwaltskanzlei offenbarte. Die Dokumente enthüllten, wie die Kanzlei wohlhabenden Einzelpersonen und Organisationen dabei half, Offshore-Konten und Scheinfirmen einzurichten, um Steuern zu umgehen und ihr Vermögen zu verstecken. Das Leck führte zu internationaler Prüfung und Untersuchungen und resultierte im Rücktritt mehrerer hochrangiger Personen und Politiker.

Verletzung des anwaltlichen Mandatsgeheimnisses

Unsicheres Filesharing kann auch zu einer Verletzung des anwaltlichen Mandatsgeheimnisses führen. Anwälte haben die rechtliche Verpflichtung, die Informationen ihrer Mandanten vertraulich zu halten. Ein Datenverstoß, der aus unsicherem Filesharing resultiert, wie etwa ein Anwalt, der versehentlich vertrauliche Informationen mit dem falschen Mandanten teilt, könnte das Mandatsgeheimnis irreparabel beschädigen. Die Folgen könnten Einnahmenverluste, Reputationsschäden, Compliance-Verstöße, Rechtsstreitigkeiten und mehr beinhalten

Cyberangriffe und Malware-Infektionen

Unsicheres Filesharing kann auch das Risiko von Cyberangriffen und Malware-Infektionen erhöhen. Hacker können schadhaften Software verwenden oder Cyberangriffe wie Man-in-the-Middle-Angriffe starten, um auf sensible Informationen zuzugreifen und juristische Praktiken zu stören. Eine Anwaltskanzlei könnte beispielsweise Opfer eines Ransomware-Angriffs werden und den Zugriff auf wichtige Dateien und Systeme verlieren, was Anwälte daran hindert, Projektfristen einzuhalten, Fälle zu verhandeln oder Mandanten effizient und effektiv zu betreuen.

Kompromittierte Datenintegrität

Unsicheres Dateiaustauschen kann auch die Datenintegrität gefährden. Werden Dateien während der Übertragung oder Speicherung manipuliert, beispielsweise wenn ein unbefugter Benutzer auf einen Vertrag zugreift und diesen ändert, nachdem er genehmigt oder vereinbart wurde, könnte dies ein Projekt entgleisen lassen. Dies könnte die Fähigkeit einer Anwaltskanzlei in Frage stellen, ihre Mandanten professionell oder sogar ethisch zu bedienen. Probleme mit der Datenintegrität, die aus unsicherem Dateiaustausch resultieren, können auch zu Rechtsstreitigkeiten, finanziellen Folgen und Rufschädigung führen.

Nichteinhaltung von Vorschriften

Unsicheres Dateiaustauschen kann auch zu Nichteinhaltung von Branchenvorschriften führen. Viele Branchen, wie das Gesundheitswesen und Finanzdienstleistungen, haben strenge Vorschriften zur Speicherung und Weitergabe vertraulicher Informationen. Wenn eine Anwaltskanzlei nicht mit dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), dem Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), oder einer regionalen Datenschutzverordnung wie der General Data Protection Regulation (GDPR) oder dem California Consumer Privacy Act (CCPA) konform geht, könnte dies zu erheblichen rechtlichen, finanziellen und rufschädigenden Folgen führen.

Best Practices für sicheres Dateiaustauschen

Es gibt mehrere Best Practices für sicheres Dateiaustauschen, denen Anwaltskanzleien und Anwälte folgen können, um die Privatsphäre ihrer Mandanten zu schützen, sensible Informationen zu bewahren und einen Ruf der Integrität aufrechtzuerhalten. Diese Best Practices beinhalten, sind aber nicht beschränkt auf:

Verschlüsselung

Mit Verschlüsselungstechniken können Rechtspraxen sensible Informationen schützen, selbst wenn sie in die falschen Hände geraten. AES-256 Verschlüsselung ist ein leistungsstarkes Werkzeug zum Schutz sensibler Kundeninformationen, dort wo sie gespeichert sind. Eine andere Technik ist die Verschlüsselung von Daten in Bewegung, wie TLS 1.2, das Dateien verschlüsselt, wenn sie zwischen einem Anwalt und Mandanten oder umgekehrt geteilt werden. Eine beliebte Technik ist End-to-End-Verschlüsselung, stellt sicher, dass sensible E-Mails und Dateien vom Moment des Verlassens des Postausgangs des Absenders bis zum Moment des Eingangs im Posteingang des Empfängers verschlüsselt bleiben. Dies ist besonders nützlich für vertrauliche Informationen, wie Finanz- oder medizinische Unterlagen.

Passwortschutz

Passwortschutz ist ein kritischer Aspekt der sicheren Dateifreigabe. Passwörter sollten fest und einzigartig sein und Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen kombinieren. Passwörter sollten auch regelmäßig geändert werden, wie etwa alle 90 Tage, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Darüber hinaus sollten rechtliche Praktiken in Erwägung ziehen, Passwortrichtlinien einzuführen, die Mindestpasswortlängen und -komplexität erfordern und Richtlinien, die Benutzer nach mehreren fehlgeschlagenen Versuchen aussperren. Durch die Verwendung starker Passwörter und die Implementierung von Passwortrichtlinien können rechtliche Praktiken das Risiko von Datenverstößen reduzieren und sicherstellen, dass nur autorisierte Parteien Zugang zu sensiblen Informationen haben.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Zwei-Faktor- oder Multi-Faktor-Authentifizierung ist eine weitere Sicherheitsebene, die Anwaltskanzleien und Anwälte nutzen können, um sensible Mandanteninhalte gegen unbefugten Zugriff zu schützen. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung erfordert eine zusätzliche Form über ein Passwort hinaus, wie einen SMS-Textcode an ein Mobilgerät oder einen biometrischen Scan. Durch die Anforderung von zwei Authentifizierungsformen können Anwaltskanzleien und Anwälte das Risiko von passwortbasierten Angriffen, wie Credential-Stuffing und Brute-Force-Angriffen, reduzieren und sicherstellen, dass nur autorisierte Parteien Zugang zu sensiblen Informationen haben. Zwei-Faktor-Authentifizierung kann besonders nützlich für Remote-Mitarbeiter sein, die möglicherweise auf sensible Daten von außerhalb des Büros zugreifen müssen.

Sichere Dateiübertragungsprotokolle

Während einer Dateiübertragung können Anwaltskanzleien und Anwälte sensible Informationen mit Secure File Transfer Protocol (SFTP) schützen, um das Risiko eines Datenverstoßes zu reduzieren. Sichere Dateiübertragungsprotokolle wie SFTP und HTTPS sind für die sichere Dateifreigabe unerlässlich. Diese Protokolle verwenden Datenverschlüsselung, um Dateien während der Übertragung zu schützen, und stellen sicher, dass unbefugte Parteien keine Dateien oder Inhalte abfangen können. HTTPS ist beispielsweise eine bestimmte Version von HTTP, die Verschlüsselung zum Schutz des Webverkehrs verwendet.

Regelmäßige Software-Updates und Patches

Es ist entscheidend, Software regelmäßig zu aktualisieren und Sicherheitspatches zu installieren für sicheres Dateifreigabe. Dies liegt daran, dass Softwareupdates oft notwendige Sicherheitspatches enthalten, die Schwachstellen adressieren und vor potenziellen Bedrohungen schützen. Anwaltskanzleien und Anwälte sollten sicherstellen, dass alle Software, einschließlich Betriebssysteme, Dateifreigabeplattformen und Systeme, die sensible Inhalte verarbeiten oder speichern, wie Customer-Relationship-Management- (CRM) und Enterprise-Resource-Planning- (ERP) Systeme, regelmäßig aktualisiert und gepatcht werden. Darüber hinaus sollten Anwaltskanzleien und Anwälte in Erwägung ziehen, speziell für sicheres Dateifreigabe konzipierte Software zu verwenden, da diese Lösungen oft erweiterte Sicherheitsfunktionen enthalten, die vor potenziellen Bedrohungen schützen können.

Teammitgliederschulung und -bildung

Schulung und Bildung von Teammitgliedern sind entscheidende Aspekte der sicheren Dateifreigabe. Alle Mitarbeiter sollten geschult werden zur Erkennung und Vermeidung von Bedrohungen wie Phishing-E-Mails. Anwaltskanzleien sollten Anwälten und Mitarbeitern regelmäßige Schulungen zum Bewusstsein für Cybersicherheit anbieten, einschließlich der besten Praktiken zum Passwortmanagement, der Identifizierung potenzieller Bedrohungen und der Verwendung von Best Practices für die sichere Dateifreigabe. Darüber hinaus sollten Anwaltskanzleien in Erwägung ziehen, eine Cybersicherheitsrichtlinie zu implementieren, die die Sicherheitspraktiken und Erwartungen der Organisation skizziert.

Kontrolle des Benutzerzugriffs

Die Kontrolle des Benutzerzugriffs ist ein kritischer Aspekt der sicheren Dateifreigabe. Anwaltskanzleien und Anwälte sollten sicherstellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter, zum Beispiel nur Anwälte und Mitarbeiter, die bestimmten Angelegenheiten oder Fällen zugewiesen sind, Zugang zu sensiblen Inhalten haben. Anwaltskanzleien und Anwälte sollten auch die Dauer begrenzen, für die autorisierte Benutzer Zugang zu sensiblen Inhalten haben. Sobald ein Projekt oder ein Fall abgeschlossen ist, ist es unwahrscheinlich, dass Mitarbeiter, Auftragnehmer oder vertrauenswürdige Dritte Zugang benötigen. Dateien und Ordner sollten daher mit einem Verfallsdatum geschützt werden.

Überwachung und Prüfung

Überwachung und Prüfung sind unerlässlich für die Aufrechterhaltung der Sicherheit vertraulicher rechtlicher Informationen. Eine angemessene sichere Dateifreigabelösung sollte den Zugriff auf sensible Dateien überwachen und alle Benutzeraktionen protokollieren, wie wer was an wen gesendet hat und wann. Diese Informationen unterstützen die Datenintegrität, die regulatorische Compliance und helfen, verdächtige Aktivitäten zu identifizieren.

Was Kanzleien und Anwälte bei einer sicheren Dateifreigabelösung suchen sollten

Die Auswahl der richtigen Dateifreigabelösung ist entscheidend für Kanzleien und Anwälte, um die Vertraulichkeit zwischen Anwalt und Mandant zu wahren. Hier sind einige Faktoren, die Sie bei der Auswahl einer sicheren Dateifreigabelösung berücksichtigen sollten:

Robuste Sicherheitsfunktionen

Sicherheit sollte oberste Priorität haben, wenn es um die sichere Dateifreigabe mit rechtlichen Kunden geht. Suchen Sie eine Dateifreigabelösung, die robuste Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Passwortschutz und granulare Zugriffskontrollen bietet. Diese Sicherheitsfunktionen können dazu beitragen, unberechtigten Zugriff, Datenverstöße und Datenverlust zu verhindern. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass die Dateifreigabelösung, die Sie wählen, den Datenschutz- und Compliance-Anforderungen Ihrer Organisation entspricht. Zum Beispiel, wenn Sie mit Kunden im Gesundheitswesen arbeiten, müssen Sie möglicherweise HIPAA einhalten. Daher sollten Sie nach einer Dateifreigabelösung suchen, die HIPAA-konform ist und die notwendigen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen erfüllt.

Einfache Bedienung

Obwohl die Sicherheit von E-Mails und Dateien von entscheidender Bedeutung ist, sollte die Dateifreigabelösung auch einfach zu bedienen sein. Sie sollte kein umfangreiches technisches Wissen erfordern und die Benutzeroberfläche sollte einfach zu navigieren sein. Eine komplexe Dateifreigabelösung kann zu Ineffizienz, Verwirrung und Fehlern der Mitarbeiter führen, und der Benutzer könnte stattdessen eine unsichere, nicht genehmigte Consumer-Dateifreigabe-App verwenden. Daher sollten Kanzleien und Anwälte nach einer intuitiven Dateifreigabelösung suchen. Die Lösung sollte es den Benutzern ermöglichen, Dateien mit nur wenigen Klicks hochzuladen, herunterzuladen, zu öffnen, zuzugreifen und zu teilen. Darüber hinaus sollte eine sichere Dateifreigabelösung klare Anweisungen und Unterstützung bieten, um den Benutzern zu helfen, sich zurechtzufinden und produktiv zu bleiben.

Integration mit anderen Tools

Die Dateifreigabelösung sollte sich in andere von Rechtsanwälten verwendete Tools integrieren lassen. Zum Beispiel sollte sie sich in iManage und andere Dokumentenmanagementsysteme, E-Mail-Clients und Kalender einfügen. Diese Integration kann Arbeitsabläufe optimieren und die Effizienz steigern. Bei der Auswahl einer sicheren Dateifreigabelösung sollten Sie die anderen Tools berücksichtigen, die Ihre Kanzlei und Ihre Anwälte täglich nutzen, wie Microsoft Outlook und Office 365, einschließlich Microsoft OneDrive. Suchen Sie nach einer Lösung, die Plugins anbietet, um nahtlos mit diesen Tools zu integrieren und Anwälten und Mitarbeitern das direkte Teilen von Dateien aus diesen Anwendungen zu ermöglichen. Dies kann Zeit sparen und das Risiko von Fehlern reduzieren.

Skalierbarkeit

Anwaltskanzleien sollten mehr Nutzer und Speicher hinzufügen, wenn die Organisation wächst. Daher sollte die Dateifreigabelösung skalierbar sein, um den sich ändernden Bedürfnissen Ihrer Organisation gerecht zu werden. Suchen Sie nach einer Lösung, die Wachstum aufnehmen kann und einfach zu aktualisieren ist. Bei der Auswahl einer Dateifreigabelösung sollten Sie die aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse Ihrer Kanzlei berücksichtigen. Suchen Sie nach einer Lösung, die schnell skalieren kann, um Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden, wenn Ihre Organisation wächst. Zusätzlich sollte die Antwort flexible Preispläne bieten, die es Ihnen ermöglichen, bei Bedarf mehr Nutzer und Speicher hinzuzufügen.

Kosten

Berücksichtigen Sie die für Ihre Kanzlei wesentlichen Merkmale und Vorteile und wählen Sie eine sichere Dateifreigabelösung, die diesen Anforderungen entspricht. Die Kosten der Dateifreigabelösung sind ebenfalls ein wichtiger Faktor. Suchen Sie nach einer Lösung, die in Ihr Budget passt und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Bei der Auswahl einer sicheren Dateifreigabelösung ist es wichtig, die Gesamtkosten des Eigentums zu berücksichtigen. Dies beinhaltet die anfänglichen und laufenden Kosten für die Nutzung der Lösung, wie Speicher-, Wartungs- und Supportgebühren. Suchen Sie nach einer sicheren Dateifreigabelösung, die eine transparente Preisstruktur und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.

Sichere Dateifreigabe für Anwaltskanzleien und Anwälte: Eine Spezialität von Kiteworks

Sichere Dateifreigabe ist ein wesentliches Werkzeug für Anwaltskanzleien und Anwälte. Die Möglichkeit, an sensiblen Rechtsdokumenten zusammenzuarbeiten und diese Inhalte mit Partnern und Kollegen zu teilen, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen, ist entscheidend für den Erfolg jeder Kanzlei. Die Kiteworks Private Content Networks (PCN) bietet eine Reihe von sicheren Dateifreigabefunktionen, einschließlich virtueller Datenräume (VDRs), verwalteter Dateiübertragung (MFT), Zusammenarbeit, Boardroom-Kommunikation, und SFTP, um den Bedürfnissen moderner Organisationen gerecht zu werden. Doppelte Verschlüsselung, einheitliche Sichtbarkeit, gehärtete virtuelle Geräte, Sicherheitsintegrationen und Flexibilität bei der Bereitstellung bieten zusammen umfassenden und robusten Schutz aller juristischen Inhalte für Anwaltskanzleien und Anwälte.

Für Organisationen, die das Kiteworks Private Content Network in Aktion sehen möchten, einschließlich seiner sicheren Dateifreigabefunktionen, planen Sie heute eine Kunden-Demo.

Zusätzliche Ressourcen