Secure File-Sharing: Compliance mit DSGVO, HIPAA, FedRAMP und anderen gesetzlichen Anforderungen

Der sichere Austausch von Dateien ist im digitalen Zeitalter zu einem wesentlichen Bestandteil der Geschäftstätigkeit geworden. Unternehmen müssen jedoch darauf achten, dass sie die zahlreichen Vorschriften für die Verarbeitung von Daten einhalten. Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ist ein wesentlicher Bestandteil des sicheren File-Sharing, da Verstöße schwerwiegende Folgen haben können.

In diesem Blog-Beitrag werden wir die Bedeutung des sicheren Dateiaustauschs und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen erörtern. Wir definieren die wichtigsten Begriffe, erörtern die verschiedenen Vorschriften, die den sicheren Dateiaustausch regeln, gehen auf die Herausforderungen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ein, stellen Best Practices für den sicheren Dateiaustausch vor, befassen uns mit Compliance-Audits, erörtern die Nutzung von externen Diensten für sicheres File-Sharing und deren Auswirkungen auf die regulatorische Compliance, erörtern die Datenaufbewahrung und -entsorgung, befassen uns mit der Reaktion auf Sicherheitsvorfälle und der Berichterstattung und untersuchen die kontinuierliche Überwachung und Verbesserung der Compliance.

Die Bedeutung der Compliance verstehen

Bevor wir uns den Feinheiten des sicheren Dateiaustauschs und der Compliance zuwenden, ist es wichtig, die verschiedenen Vorschriften zur Datensicherheit zu verstehen. Für diesen Blogbeitrag habe ich vier Vorschriften ausgewählt. Natürlich gibt es noch viele andere, z. B. US—Bundesgesetze wie den California Consumer Privacy Act (CCPA). Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) umfasst eine Reihe von Vorschriften, die die Sicherheit von geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) regeln. Die General Data Protection Regulation (GDPR/DSGVO) ist ein Regelwerk, das die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Europäischen Union regelt. Der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) enthält eine Reihe von Regeln für die Sicherheit von Kredit- und Debitkartenzahlungen. Das Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP) ist ein US—Programm, das einen standardisierten Ansatz für die Sicherheitsbewertung, Autorisierung und laufende Überwachung von Cloud-Produkten und -Diensten bietet.

Diese Vorschriften enthalten eine Reihe von Anforderungen, die Unternehmen erfüllen müssen, um ihre Compliance nachzuweisen. Sie zielen darauf ab, sensible Inhalte zu schützen und deren Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit zu gewährleisten. Diese Anforderungen umfassen in der Regel Maßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen zum Schutz von Inhalten sowie Verfahren, die sicherstellen, dass Inhalte sicher aufbewahrt und entsorgt werden. Darüber hinaus müssen Unternehmen über Mechanismen verfügen, um Sicherheitsvorfälle zu erkennen und darauf zu reagieren sowie ihre Sicherheitsmaßnahmen kontinuierlich zu überwachen und zu verbessern. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann schwerwiegende Folgen wie Geldstrafen, Rechtsstreitigkeiten und Rufschädigung nach sich ziehen. Darüber hinaus hilft die Einhaltung der Vorschriften den Unternehmen, einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt zu behalten.

Herausforderungen bei der Einhaltung mehrerer Vorschriften

Die Einhaltung einer Vielzahl von Vorschriften kann ein schwieriges und kostspieliges Unterfangen sein. Die Vorschriften unterscheiden sich von Land zu Land, und es kann schwierig sein, die verschiedenen Anforderungen zu interpretieren und umzusetzen. Unternehmen müssen beträchtliche Mittel investieren, um die Vorschriften zu verstehen und geeignete Maßnahmen zum Nachweis der Compliance zu entwickeln. Darüber hinaus müssen die Unternehmen über die sich ständig ändernden Vorschriften auf dem Laufenden bleiben, was ein zeit- und kostenintensives Unterfangen sein kann.

1. Compliance-Audits

Compliance-Audits sind ein wichtiger Bestandteil des Nachweises der Einhaltung von Vorschriften. Der Auditprozess umfasst in der Regel die Überprüfung der Sicherheitsrichtlinien und -verfahren des Unternehmens durch einen unabhängigen Dritten, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen der Vorschriften entsprechen. Die Art des Audits hängt von den Vorschriften und dem jeweiligen Unternehmen ab, kann aber sowohl vor Ort als auch remote durchgeführt werden. Unternehmen, die ein Audit nicht bestehen, können mit einer Reihe von Sanktionen belegt werden, die Geldstrafen, rechtliche Schritte und Rufschädigung umfassen können.

2. Dienstleistungen von Drittanbietern und Compliance

Unternehmen nutzen häufig Dienste von Drittanbietern für den sicheren Austausch von Dateien, z. B. Cloud-Speicher und File-Sharing-Plattformen. Um die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zu gewährleisten, müssen Unternehmen sicherstellen, dass die von ihnen genutzten Dienste Dritter den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dies erfordert eine sorgfältige Prüfung der Sicherheitsmaßnahmen und der Datenschutzbestimmungen des Dienstanbieters durch das Unternehmen. Darüber hinaus muss das Unternehmen nachweisen, dass der Dienstleister die einschlägigen Vorschriften einhält.

3. Aufbewahrung und Vernichtung von Daten

Die Aufbewahrung und Vernichtung von Daten ist für die Einhaltung der Rechtsvorschriften unerlässlich. Unternehmen müssen Aufzeichnungen über die von ihnen erfassten und verarbeiteten Daten sowie über das Datum ihrer Erstellung und Löschung führen. Dies kann durch eine Reihe von Methoden wie physische Vernichtung, digitale Löschung und Verschlüsselung erreicht werden.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über Verfahren zur ordnungsgemäßen Datenentsorgung verfügen, um mögliche Compliance-Probleme zu vermeiden.

4. Reaktion auf Vorfälle und Meldung

Unternehmen müssen über Verfahren verfügen, um Sicherheitsvorfälle zu erkennen und darauf zu reagieren. Die Vorschriften verlangen in der Regel, dass Unternehmen über einen Vorfallreaktionsplan (Incident Response Plan) verfügen und Datenschutzverletzungen und andere Vorfälle zeitnah melden. Die Unternehmen müssen auch verschiedene Melde- und Offenlegungspflichten beachten, deren Nichteinhaltung zu erheblichen Strafen führen kann.

5. Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung

Unternehmen sollten die Bedeutung einer kontinuierlichen Überwachung und Verbesserung für die Einhaltung der Vorschriften berücksichtigen. Sie sollten ihre Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand der einschlägigen Vorschriften sind und um Bereiche zu identifizieren, in denen die Vorschriften nicht eingehalten oder verbessert werden können. Die Einführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses kann den Unternehmen helfen, Mängel zu erkennen und zu beheben, bevor sie zu einem Problem werden, was zu mehr Sicherheit und Compliance führt.

Welche Rolle spielt sicheres File-Sharing für die Compliance?

Sicheres File-Sharing ist ein wichtiges Instrument zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, da es Unternehmen eine sichere Möglichkeit bietet, vertrauliche Informationen zu speichern und auszutauschen. Es stellt sicher, dass alle Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind, und verhindert so versehentliche oder absichtliche Datenschutzverletzungen.

Außerdem wird sichergestellt, dass nur befugtes Personal Zugang zu sensiblen Daten hat und dass alle Benutzer die gleichen Sicherheitsprotokolle befolgen müssen. Der sichere Austausch von Dateien unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Datensicherheitsvorschriften, die wiederum gewährleisten, dass alle Daten vertraulich und sicher behandelt werden und somit die Persönlichkeitsrechte und Sicherheitsinteressen von Kunden und Mitarbeitern gewahrt bleiben.

Durch sicheres File-Sharing können Unternehmen auch sicherstellen, dass ihre Daten regelmäßig an einem sicheren Ort gespeichert werden und nur autorisierte Personen darauf zugreifen können. Dies trägt zur Vermeidung von Datenverlusten bei, was insbesondere in stark regulierten Branchen von Bedeutung sein kann.

Schließlich unterstützt die sichere Dateifreigabe Unternehmen bei der Einhaltung von Compliance-Anforderungen, indem sie eine sichere Umgebung für die Speicherung und Weitergabe von Daten sowie die Möglichkeit bietet, alle an den Daten vorgenommenen Änderungen zu prüfen und zu überwachen.

Anwendung von NIST 800-53 auf den sicheren Dateiaustausch

Um einen sicheren Dateiaustausch zu erreichen, können Unternehmen verschiedene Kontrollen aus dem Framework des National Institute of Standards and Technology Special Publication 800-53 (NIST SP 800-53) anwenden. Hier einige Beispiele:

1. Kategorie Zugriffskontrolle

Die Kategorie Zugriffskontrolle (Access Control, AC) umfasst Kontrollen, die den Zugriff auf Informationssysteme und Daten auf der Grundlage der Identität, der Rollen und der Berechtigungen der Benutzer einschränken. Durch die Implementierung von Zugriffskontrollen können Unternehmen sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer auf Dateien zugreifen und diese gemeinsam nutzen können, wodurch das Risiko von Datenlecks und Datenschutzverletzungen verringert wird. Einige Zugriffskontrollen, die für den sicheren Dateiaustausch verwendet werden können, sind:

2. AC-2 Account Management

Diese Kontrolle erfordert von den Unternehmen die Verwaltung und Autorisierung von Benutzerkonten, einschließlich deren Erstellung, Änderung, Deaktivierung und Löschung. Indem sie sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugang zu File-Sharing-Plattformen haben, können Unternehmen das Risiko von unberechtigtem Zugriff und Datenschutzverletzungen verringern.

3. AC-3 Durchsetzung der Zugangskontrolle

Diese Kontrolle erfordert, dass Unternehmen Zugriffsrichtlinien und -verfahren durchsetzen, die sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer auf Dateien zugreifen und diese gemeinsam nutzen können. Unternehmen können zum Beispiel eine Multi-Faktor-Authentifizierung, Passwortrichtlinien und Verschlüsselung implementieren, um die Zugriffskontrolle zu verbessern.

4. Kategorie Konfigurationsmanagement

Die Kategorie Konfigurationsmanagement (Configuration Management, CM) umfasst Kontrollen zur Verwaltung und Pflege der Konfiguration von Informationssystemen, Anwendungen und Daten, um deren Integrität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit zu gewährleisten. Durch die Implementierung von CM-Kontrollen können Unternehmen das Risiko von unbefugten Änderungen, Malware und Datenverlust verringern. Einige CM-Kontrollen, die für den sicheren Austausch von Dateien verwendet werden können, sind:

5. CM-6 Konfigurationseinstellungen

Diese Kontrolle verlangt von Unternehmen, dass sie Konfigurationseinstellungen für Informationssysteme, Anwendungen und Daten festlegen und umsetzen. Durch die Konfiguration von File-Sharing-Plattformen zur Einhaltung von Branchenstandards und gesetzlichen Vorgaben können Unternehmen das Risiko von Schwachstellen und Angriffen verringern.

6. CM-8 Inventar der Komponenten des IT-Systems

Diese Kontrolle erfordert, dass Unternehmen ein Inventar der Komponenten des IT-Systems erstellen und pflegen, einschließlich Hardware, Software und Daten. Wenn Unternehmen wissen, welche Komponenten verwendet werden, können sie diese besser verwalten und sichern, einschließlich File-Sharing-Plattformen.

Anforderungen der Vorschriften, die beim sicheren File-Sharing zur Anwendung kommen

Die meisten Datenschutzbestimmungen basieren auf den Anforderungen von NIST 800-53. Diese Anforderungen bieten einen Rahmen für die Verwaltung und den Schutz sensibler Daten. Zu den wichtigsten Anforderungen gehören:

1. Zugriffskontrolle für File-Sharing

Zugriffskontrollen stellen sicher, dass nur befugte Personen auf sensible Daten zugreifen können. Diese Anforderung umfasst die Identifizierung und Authentifizierung der Benutzer, die Durchsetzung der Zugriffsberechtigung und die Nachweispflicht.

2. Verschlüsselung für File-Sharing

Verschlüsselung ist ein wichtiger Aspekt des Schutzes sensibler Daten bei der Übertragung und Speicherung. Die Verschlüsselung stellt sicher, dass ein Angreifer die Daten nicht lesen kann, selbst wenn er sie abfängt.

3. Reaktion auf Zwischenfälle im Bereich File-Sharing

Die Reaktion auf sicherheitsrelevante Vorfälle umfasst eine Reihe von Verfahren, die Unternehmen im Falle eines solchen Vorfalls befolgen müssen. Diese Anforderung umfasst Verfahren zur Erkennung, Analyse, Eindämmung und Behebung von Sicherheitsvorfällen.

4. Physischer Schutz und Schutz der Umgebung

Diese Anforderung stellt sicher, dass physische und umgebungsbezogene Kontrollen vorhanden sind, um sensible Daten vor unbefugtem Zugriff, Diebstahl und Beschädigung zu schützen.

5. Integrität von Systemen und Informationen

Diese Anforderung umfasst Verfahren zur Erkennung, Meldung und Reaktion auf Sicherheitsvorfälle, die die Integrität von Systemen und Informationen beeinträchtigen können.

Best Practices für den sicheren Austausch von Dateien zum Nachweis der Compliance

Um die Einhaltung verschiedener gesetzlicher Vorgaben zu gewährleisten, müssen Unternehmen Best Practices für sicheres File-Sharing anwenden. Einige der Best Practices umfassen:

1. Nutzung sicherer File-Sharing-Dienste

Unternehmen müssen sichere File-Sharing-Dienste verwenden, die den verschiedenen gesetzlichen Bestimmungen wie GDPR/DSGVO, HIPAA, FedRAMP usw. genügen. Diese Dienste müssen angemessene Zugangskontrollen, Verschlüsselung und Verfahren zur Reaktion auf Sicherheitsvorfälle bieten.

2. Implementierung von Zugriffskontrollen

Es müssen Zugangskontrollen implementiert werden, um sicherzustellen, dass nur befugtes Personal auf sensible Daten zugreifen kann. Dazu gehört die Verwendung sicherer Passwörter, Multi-Faktor-Authentifizierung und die Beschränkung des Zugriffs auf sensible Inhalte auf der Grundlage der jeweiligen Zuständigkeiten.

3. Datenverschlüsselung

Sensible Daten müssen während der Übertragung und während der Speicherung verschlüsselt werden. Unternehmen müssen Verschlüsselungsalgorithmen verwenden, die den verschiedenen Vorschriften wie GDPR/DSGVO, HIPAA, FedRAMP usw. entsprechen.

4. Schulung des Personals

Alle Mitarbeiter sollten in den Best Practices für den sicheren Austausch von Dateien geschult werden. Dazu gehören Trainings zu Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Reaktion auf Sicherheitsvorfälle sowie physischer und umgebungsbezogener Schutz.

Kiteworks für sicheres File-Sharing und regulatorische Compliance

Unternehmen, die nach einer Lösung für sicheres File-Sharing suchen, sind mit dem Kiteworks Private Content Network bestens bedient. Es ermöglicht den sicheren Austausch von Daten und Dateien zwischen Benutzern, Unternehmen und Systemen bei gleichzeitigem Schutz des geistigen Eigentums und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Die Kiteworks-Plattform umfasst nicht nur File-Sharing, sondern auch andere Kommunikationskanäle wie E-Mail, Managed File Transfer, Webformulare und Application Programming Interfaces (APIs).

Mit Kiteworks können Benutzer auf sichere und zuverlässige Weise auf sensible Informationen zugreifen und diese senden und empfangen. Das Kiteworks Private Content Network ist in eine gehärtete virtuelle Appliance eingebettet, die Dateifreigaben sowohl intern als auch extern schützt. Es stehen verschiedene Bereitstellungsoptionen zur Verfügung, darunter On-Premises, Private Cloud, Hybrid-Cloud, Hosted und FedRAMP Virtual Private Cloud. Darüber hinaus wird ein Audit-Trail aller Dateiaktivitäten bereitgestellt, um die Überwachung der gesendeten und empfangenen Daten zu erleichtern, und es können Zugriffsberechtigungen festgelegt werden, um den Zugriff auf vertrauliche Informationen einzuschränken. Dadurch können Unternehmen alle Data Governance-Protokolle und Branchenvorschriften einhalten.

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Weitere Informationen

• Video What You Need to Know About Kiteworks Secure File Sharing Capability
• Blog Post Enterprise File Sharing with Maximum Security & Compliance
• Blog Post What Are the Most Secure File Sharing Options?
• Brief Optimize File Sharing Governance, Compliance, and Content Protection
• Blog Post What Are the Best Business File Sharing Software Solutions?