Wofür werden virtuelle Datenräume verwendet?

Einführung

Vor dem Hintergrund der Globalisierung von Geschäftsprozessen und der zunehmenden Datenkontrolle entstand der Bedarf, physische Datenräume zu ersetzen, um die Sicherheit zu erhöhen und ein effektives Datenmanagement zu ermöglichen. Virtuelle Datenräume sind eine attraktive Alternative zu den konventionellen Datenräumen, da sie weithin zugänglich sind, sofort zur Verfügung stehen und viel mehr Sicherheit für Daten bieten.

Was ist ein virtueller Datenraum?

Ein virtueller Datenraum (VDR) oder einfach ein Datenraum ist ein sicherer virtueller Raum, der als Speicher für die Dokumente eines Unternehmens dient. Virtuelle Datenräume ermöglichen den sicheren Austausch von Informationen und Dokumenten zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden, Auftragnehmern und Investoren in einer kontrollierten Umgebung. Virtuelle Datenräume bieten Funktionen wie Zugriffsbeschränkungen für Dokumente, Verschlüsselung, Dokument-Wasserzeichen und selbstzerstörende Dokumente.

Was macht einen guten virtuellen Datenraum aus?

Worauf müssen Sie bei der Suche nach einem virtuellen Datenraum achten? Nun, ein virtueller Datenraum muss es Ihnen ermöglichen, sensible Geschäftsdokumente sicher und rechtskonform zu speichern. Die Dokumente müssen für autorisierte Personen oder Personengruppen von jedem Ort aus zugänglich sein. Ein virtueller Datenraum dient als zentrales Bindeglied bei geschäftlichen Transaktionen, die eine sichere Speicherung, Verwaltung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten erfordern.

Virtuelle Datenräume sind nützlich für Unternehmen, die eine Due-Diligence-Prüfung durchführen und wichtige Unternehmensdaten während ihres gesamten Bestehens verwalten möchten. Unternehmen, die verschiedene Arten von Kooperationen eingehen möchten, wie z. B. Fusionen und Übernahmen, Patentanmeldungen, Lizenzvergaben oder gemeinsame Joint-Venture-Investitionen, können virtuelle Datenräume nutzen, um den sicheren Austausch von Dateien und Dokumentationen zu verbessern und den Datenschutz zu gewährleisten. Dementsprechend müssen virtuelle Datenräume in die Cyber-Risikomanagement-Strategie eines Unternehmens integriert werden.

Wichtige Merkmale eines virtuellen Datenraums

Virtuelle Datenräume sind mit unterschiedlichen Funktionen und Möglichkeiten ausgestattet, da sie auf verschiedene Branchen ausgerichtet sind. Bevor sich ein Unternehmen für einen bestimmten Anbieter von virtuellen Datenräumen entscheidet, muss es zunächst prüfen, welche Anforderungen an einen solchen Raum gestellt werden. Auf jeden Fall sollte ein guter VDR über bestimmte Funktionen zur Verwaltung von Dokumenten verfügen. Dazu gehören:

Dokumentensicherheit

Da Unternehmen virtuelle Datenräume nutzen, um sensible Informationen aufzubewahren, ist es nur sinnvoll, dass diese Räume über zuverlässige Sicherheitsfunktionen verfügen, wie z. B.:

Zugriffsbeschränkungen für Dokumente, die festlegen, wer wann auf ein Dokument zugreifen kann und was er damit tun kann (z. B. verwalten, bearbeiten, überprüfen, herunterladen usw.)
TLS-Verschlüsselung zum Schutz von Informationen bei der Übertragung innerhalb und außerhalb des virtuellen Datenraums
Sicherung sensibler Inhalte
Multi-Faktor-Authentifizierung zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff
Zugriff über mobile Geräte
Integration von Sicherheitsprotokollen, einschließlich Virenscanning, Advanced Threat Protection und Data Loss Prevention
Verwendung von Wasserzeichen in Dokumenten
Verwendung von selbstzerstörenden Dokumenten, Ablauf des Zugriffs, etc.

Nachverfolgung von Dokumenten

Ein guter virtueller Datenraum ermöglicht es, mehrere Aspekte des Dokumentenzugriffs nahtlos zu verfolgen, z. B.:

Wer ein Dokument angesehen hat
Wann dieser Zugriff erfolgte
An wen das Dokument gesendet oder freigegeben wurde und an wen es gesendet oder freigegeben werden kann
Ob die Person, an die das Dokument gesendet oder weitergegeben wurde, es geöffnet hat und wenn ja, wann
Wie viel Zeit jemand mit der Überprüfung eines Dokuments verbracht hat
Welche Dokumente am häufigsten angesehen werden
Benachrichtigungen, wenn Benutzer Aktualisierungen vornehmen, welche Aktualisierungen vorgenommen werden und wenn neue Dokumente hochgeladen werden

Darüber hinaus bietet die Nachverfolgung von Dokumenten in virtuellen Datenräumen die Möglichkeit der Selbstkontrolle, die in Compliance-Berichten dokumentiert werden kann.

Benutzerfreundlichkeit

Ein guter virtueller Datenraum erleichtert die Anwenderfreundlichkeit durch Funktionen wie diese:

Integration mit Microsoft Office (z.B. Word, Excel, PowerPoint, OneDrive) und Google Tools für Teamarbeit und Produktivität
Erweiterte Suchfunktion
Massen-Uploads von Dateien
Drag-and-Drop-Funktionalität
Benutzerfreundlicher Hilfebereich für jeden Benutzer
Mehrsprachiger Zugang
Multi-Faktor-Authentifizierung und Single Sign-On (SSO), damit Benutzer einen sicheren und einfachen Zugang haben

Benutzerverwaltung

Ein guter virtueller Datenraum bietet einfache Optionen für die Benutzerverwaltung, darunter:

Mehrere Ebenen von Benutzerberechtigungen für eine einfache Verwaltung der Benutzer, die ein Dokument anzeigen, bearbeiten, freigeben und herunterladen können, indem Sie ihnen die entsprechenden Berechtigungen zuweisen
Einladung und Verwaltung einzelner oder mehrerer Benutzer
Einrichtung von Gruppen, so dass ein Administrator mehrere Benutzer einfach verwalten kann, indem er sie in Gruppen mit unterschiedlichen Zugriffsebenen und Funktionen im Datenraum eingliedert
Eingeschränkte Anzeige, damit Benutzer nur auf die Dokumente zugreifen können, auf die sie Zugriff haben

Weitere Funktionen des virtuellen Datenraums

Zusätzliche Funktionen des virtuellen Datenraums umfassen die Integration mit Lösungen von Drittanbietern (z. B. Slack, Microsoft Teams usw.), die Priorisierung von Aufgaben, FAQs, intuitive Schnittstellen und Live-Chats.

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Virtuelle Datenräume vs. traditioneller Cloud-Speicher

Heutzutage haben Unternehmen immer mehr Möglichkeiten, wenn es um die Speicherung von Daten geht. Die beiden meistgenutzten Optionen sind der traditionelle Cloud-Storage und virtuelle Datenräume. Diese beiden unterscheiden sich in den folgenden Punkten:

Effizienz virtueller Datenräume

Wenn es um Effizienz geht, sind virtuelle Datenräume besser als herkömmliche Cloud-Speicher. Bei einem virtuellen Datenraum können mehrere Benutzer gleichzeitig auf die Plattform zugreifen, und Aufgaben können auf derselben Plattform geplant werden. Bei einem herkömmlichen Cloud-Speicher ist die Verwaltung der Benutzer zeitaufwändiger und die Zugriffsverwaltung komplexer.

Kommunikation über virtuelle Datenräume

In virtuellen Datenräumen ist die Kommunikation zwischen den Parteien vertraulich und sicher. Dies liegt daran, dass die Daten bei der Übertragung zwischen den Benutzern verschlüsselt werden. Dies ist vielleicht der größte Vorteil von virtuellen Datenräumen. Bei herkömmlichen Cloud-Speichern ist dies nicht möglich. Virtuelle Datenräume ermöglichen eine vertrauliche Kommunikation, die den Zugriff auf sensible Inhalte kontrolliert.

Überwachung mithilfe virtueller Datenräume

In einem virtuellen Datenraum ist die Überwachung von Dateien und Benutzern sehr einfach und effektiv. Sie können ganz einfach verfolgen, welche Änderungen an den Dokumenten vorgenommen wurden, von wem diese vorgenommen wurden und wie lange der Benutzer an einem Dokument gearbeitet hat. Bei einem herkömmlichen Cloud-Speicher ist eine Überwachung nicht möglich. Dokumente können nicht wie in einem virtuellen Datenraum nachverfolgt werden.

Sicherheit durch virtuelle Datenräume

Herkömmliche Cloud-Speicherlösungen bieten ein gewisses Maß an Sicherheit. Ihre Sicherheitskontrollen sind jedoch unzureichend, wenn man sie mit dem Sicherheitsniveau vergleicht, das virtuelle Datenräume bieten, in denen die Daten mit den neuesten Verschlüsselungsstandards verschlüsselt werden. Virtuelle Datenräume kontrollieren den Zugriff auf sensible Inhalte. Sie ermöglichen außerdem Einschränkungen für das Kopieren, Herunterladen und Drucken von Dokumenten und bieten so eine zusätzliche Sicherheitsebene.

Erstellen von Berichten mithilfe virtueller Datenräume

Virtuelle Datenräume verfügen über verschiedene Reporting-Tools, die nützlich sind, wenn ein Unternehmen aus den Daten bestimmte Erkenntnisse ziehen möchte. Diese Informationen können genutzt werden, um die Position eines Unternehmens bei Verhandlungen und Geschäftsabschlüssen zu stärken und die Compliance zu belegen. Herkömmliche Cloud-Speicher hingegen bieten solche Funktionen nicht.

Anwendungsmöglichkeiten für virtuelle Datenräume

Im Zuge des technologischen Fortschritts haben sich die Unternehmen in Bezug auf die Art und Weise, wie sie Daten speichern, nutzen und weitergeben, weiterentwickelt. Mit der Zunahme sensibler Daten, die bei bestimmten Geschäftstransaktionen übertragen und gemeinsam genutzt werden, steigt das Risiko von Sicherheitsverletzungen, die zu erheblichen Verlusten führen können. An dieser Stelle kommen virtuelle Datenräume zum Einsatz. Einige der beliebtesten Anwendungsfälle für virtuelle Datenräume sind:

Fusionen und Übernahmen

Bei Unternehmensfusionen und -übernahmen werden viele Informationen ausgetauscht. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Parteien eine Due Diligence-Prüfung durchführen, bevor die Geschäfte abgeschlossen und wichtige Entscheidungen getroffen werden. Während dieser Geschäftsphasen werden viele Dokumente zwischen den Parteien ausgetauscht, wobei auf jeder Seite mehrere Personen beteiligt sind. In den meisten Fällen enthalten die ausgetauschten Dokumente sensible Informationen über die beteiligten Unternehmen, die aus Gründen der Compliance und des Datenschutzes zuverlässig geschützt werden müssen. Virtuelle Datenräume erleichtern hier den gesamten Prozess einer Fusion oder Übernahme. Sie vereinfachen die Aufgaben, schützen sensible Informationen, verbessern die effektive Kommunikation und automatisieren alle beteiligten Prozesse.

Börsengänge (IPOs)

Der Gang an die Börse und der Erstverkauf von Aktien (Initial Public Offering, IPO) ist eine zeitraubende, mühsame Aufgabe, die eine unglaubliche Menge an Papierkram erfordert. Allein der Börsengang bedeutet, dass ein Unternehmen seinen Kunden, Nutzern, Stakeholdern, der Öffentlichkeit und den Aufsichtsbehörden gegenüber jetzt noch transparenter sein muss als zuvor.

Für ein Unternehmen, das an die Börse geht, ist ein virtueller Datenraum eine hervorragende Option, um die Fülle der erforderlichen Dokumente effektiv zu verwalten. Am gesamten IPO-Prozess sind mehrere externe Parteien beteiligt, und die Nutzung eines virtuellen Datenraums stellt sicher, dass alle sensiblen Unternehmensdaten von allen Beteiligten sicher genutzt werden können.

Audits

Es gibt zahlreiche Situationen, in denen externe Parteien auf die Daten eines Unternehmens zugreifen und diese überprüfen müssen. Insbesondere wenn Anwälte, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer einen Blick auf die Firmenunterlagen und andere Dokumente werfen müssen, muss ein Unternehmen ihnen Zugang gewähren, ohne dass es zu einem Verstoß gegen die Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen kommt. Hier kann ein virtueller Datenraum genutzt werden, um praktisch alle Anforderungen eines Unternehmens an die gemeinsame Nutzung von Dokumenten zu erfüllen.

Vorstandskommunikation

In einigen Unternehmen sind die Vorstandsmitglieder aktiv in den Geschäftsbetrieb des Unternehmens eingebunden. In der Regel verwenden die Vorstandsmitglieder jedoch keine vom Unternehmen zur Verfügung gestellten technischen Geräte (z.B. Laptops, Smartphones usw.). Die Übermittlung vertraulicher Informationen an die Vorstandsmitglieder muss dennoch sicher und gesetzeskonform sein. Die Speicherung dieser Inhalte in einem virtuellen Datenraum ermöglicht die Verwaltung des Informationsflusses und garantiert dessen Sicherheit.

Verwendung eines Private Content Network als virtueller Datenraum

Unternehmen können ein Private Content Network als virtuellen Datenraum nutzen. Insbesondere dehnen Kiteworks-fähige Private Content Networks das Zero-Trust-Prinzip über Anwendungen und Workloads hinweg auf sensible Inhalte aus. Sie schützen und kontrollieren, an wen, wann, wie und wo diese Inhalte über E-Mail, sicheres File-Sharing, Managed File Transfer, Application Programming Interfaces (APIs) und Web-Formulare kommuniziert werden.

Zu den Vorteilen von Kiteworks-fähigen Private Content Networks zählen:

Nahtlose Zusammenarbeit mit internen und externen Beteiligten, wobei die Dateien und Ordner des virtuellen Datenraums denjenigen zugänglich gemacht werden, die die Berechtigung haben, sie anzusehen, herunterzuladen, zu bearbeiten, weiterzugeben und zu versenden
Beschleunigung von Geschäftsvorgängen durch uneingeschränkte Produktivität mit nahtloser Microsoft Office- und G Suite-Bearbeitung, mobilen und Web-Schnittstellen, detaillierter Ordner- und Dateiverwaltung etc.
Ein Defense-in-Depth-Sicherheitsansatz, der die Möglichkeit der On-Premises-, FedRAMP– oder Private-Cloud-Bereitstellung, die Integration mit Multi-Faktor-Authentifizierung, SSO und anderen Identitäts- und Zugriffsmanagement-Funktionen sowie eine gehärtete virtuelle Appliance und optionales HSM-Schlüsselmanagement umfasst
Gewährleistung der Einhaltung branchenspezifischer und gesetzlicher Vorschriften wie SOC 2, der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), die General Data Protection Regulation (GDPR/DSGVO), FIPS 140-2 und viele weitere.

Kiteworks-fähige Private Content Networks werden von Tausenden von Unternehmen auf der ganzen Welt genutzt, um sensible Informationen unter Verschluss zu halten und die Umsetzung verschiedener gesetzlicher Vorgaben und Standards nachzuweisen.

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