Managed File Transfer | Überblick & Lösungen

Managed File Transfer (MFT) Software-Lösungen sollten ein wichtiger Bestandteil der Sicherheitsstrategie Ihres Unternehmens sein, denn MFT schützt alle übertragenen Daten.

Was leistet Managed File Transfer? MFT hilft bei der sicheren Übertragung von Daten, Informationen und Dateien über Netzwerke hinweg und gewährleistet gleichzeitig Compliance und Datenschutz.

Was bedeutet Managed File Transfer?

Die Übertragung von Dateien ist ein wichtiger Bestandteil vieler datengesteuerter Unternehmen. Während die Speicherung und Übertragung in der Cloud als Hilfsmittel für Mitarbeiter bei der Erledigung ihrer täglichen Aufgaben dienen, sind Unternehmen, die Terabytes an Daten verwalten, auf fortschrittliche, skalierbare Tools angewiesen, um anspruchsvollere Data-Management-Lösungen zu konzipieren.

Dateiübertragungsprotokolle wie das File Transfer Protocol (FTP) oder das Secure File Transfer Protocol (SFTP) können zwar eine schnelle Datenübertragung unterstützen und sind geräte- und plattformübergreifend einsetzbar, aber sie unterstützen nicht einige der wichtigsten Enterprise-Funktionen, die Unternehmen benötigen. Managed File Transfer wurde entwickelt, um diese Funktionen in einer einzigen Lösung für eine sichere, gesetzeskonforme und effiziente Datenübertragung in Unternehmen zu bündeln.

Laut Gartner gibt es vier Anwendungsfälle, für die MFT am besten geeignet ist:

1. Ad-hoc-Dateiverteilung: Anstatt dass sich die Benutzer gegenseitig Dateien direkt zusenden, lädt das System Dateien auf zentrale Server hoch und verteilt den Dateizugriff über sichere Links per E-Mail oder andere Nachrichten.
2. Systematischer Enterprise File Transfer: Wenn die Übertragung von Dateien unter bestimmte Data Governance- oder Betriebsrichtlinien fällt, sollte ein Plan für File Transfers regelmäßig die Effizienz, die Auswirkungen auf die IT-Ressourcen und andere Geschäftsfaktoren berücksichtigen.
3. Extreme File Transfer: Diese Funktion wird benötigt, wenn Sie große Mengen an Dateien übertragen oder über einen längeren Zeitraum hinweg kontinuierlich hohe Datenmengen austauschen.
4. B2B File Transfer: Wenn zwischen zwei oder mehreren Unternehmen sichere Datenübertragungen stattfinden müssen, ist B2B File Transfer erforderlich.

Unternehmen, die einen dieser vier Anwendungsfälle abdecken möchten, suchen in der Regel nach erweiterten Sicherheits- und Leistungsmerkmalen bei der Dateiübertragung – und damit ist MFT eine ideale Lösung.

Worauf sollten Unternehmen bei MFT achten?

MFT-Lösungen bieten erweiterte Unternehmensfunktionen. Einige der Funktionen beinhalten:

• Batch-Transfer-Verarbeitung: Bei der Verwaltung von Terabytes von Daten übersteigt der Aufwand für die Verwaltung und Organisation von Datentransfers die Ressourcenzuweisung selbst gut ausgestatteter IT-Abteilungen. Eine Stapelverarbeitungsfunktion kann hier Abhilfe schaffen, indem sie die Übertragung oder Verwaltung von Daten über mehrere Server gleichzeitig ermöglicht.
• Automatisierung: Automatisierte Übertragungen auf der Grundlage von Kriterien wie Ereignisauslösern, Uhrzeiten oder Daten nehmen Ihnen die harte Arbeit der Planung umfangreicher Datentransfers ab. Mit automatisierten Batch-Transfers können Sie beispielsweise den Transfer großer Datenmengen für den späten Abend oder das Wochenende planen, ohne dass Sie dafür Personal benötigen.
• Geschäfts- und Sicherheitsanalysen: Riesige Datenspeicher führen zu einem erheblichen Bedarf an internen Analysen, die IT-Teams dabei helfen, zu verstehen, wie sich Informationen in einem Unternehmen bewegen. Zu diesen Analysen gehören Berichte über Datenverfügbarkeit, Zugriffskontrollen, System- und Benutzerereignisse sowie wichtige Leistungsindikatoren.
• Disaster Recovery: Backup- und Failover-Funktionen gab es schon vor MFT, aber MFT-Plattformen können Administratoren dabei helfen, die Wiederherstellungsfunktionen im Falle eines Notfalls oder Systemausfalls direkt zu beobachten, zu überwachen und zu aktivieren.
• Audits und Protokollierung: MFT-Lösungen enthalten immer eine Form der Protokollierung (Logging) und Berichterstattung. Logging-Funktionen sind nicht nur für die Einhaltung von Vorschriften wichtig. Audit-Protokolle liefern auch wichtige forensische Systeminformationen im Falle einer Sicherheitslücke oder eines Systemausfalls.
• Eigentümerschaft und Beweisbarkeit: MFT-Plattformen können Dateieigentums- und Zugriffskontrollen implementieren. Das bedeutet, dass Änderungen an Dokumenten protokolliert werden, so dass die Eigentümerschaft nicht bestritten werden kann. Diese Nachweisbarkeit schützt Online-Verträge, Maßnahmen zur Betrugsbekämpfung und Technologien wie digitale Signaturen.
• Datenzugriff: Informationen müssen für die Mitarbeiter eines Unternehmens verfügbar sein, damit sie sie im Rahmen ihrer Arbeit nutzen können. MFTs bieten Tools zur Unterstützung der Zusammenarbeit und für angemessene Zugriffskontrollen und helfen den Administratoren, Engpässe oder Silos aufzuspüren, die den Zugang zu den Daten erschweren.

Wie unterstützen MFT-Plattformen die Compliance?

Eine große Herausforderung bei MFT besteht darin, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu gewährleisten, während Daten durch die Infrastruktur eines Unternehmens transportiert werden. Personenbezogene Daten und vertrauliche Patienteninformationen sind besonders anfällig für unbefugte Offenlegung durch unbeabsichtigte oder unsachgemäße Dateiübertragung.

MFT-Lösungen tragen dazu bei, dies zu verhindern, indem sie Compliance-Beauftragten und Administratoren Tools zur Verfügung stellen, mit denen sie die Compliance im gesamten System verwalten können:

1. Verwaltung des Dateizugriffs
2. Erforderliche Audits und Protokollierung
3. Verfolgung von Benutzerzugriffen zur Prävention und Problembehebung
4. Verbesserung des Zugangs durch Analysen
5. Sichere Datenübertragung mit Verschlüsselung
6. Integration von Analysen mit Governance-, Risikomanagement- und Compliance (GRC)-Richtlinien und -Infrastruktur
7. Automatisierung von Compliance-Maßnahmen und -Funktionen zur Vermeidung von Fehlern

Diese Funktionalitäten sind entscheidend für die meisten wichtigen Compliance-Frameworks, einschließlich HIPAA, FedRAMP, CMMC, GDPR, PCI DSS und SOC 2.

Sollten Unternehmen kostenlose oder Open-Source-MFTs in Betracht ziehen?

Es gibt diverse MFT-Lösungen auf dem Markt. Einige sind kostenpflichtig, andere sind kostenlose Open-Source-Alternativen. Jede dieser Lösungen hat Vor- und Nachteile, die Unternehmen vor der Einführung berücksichtigen sollten:

• Kosten: Kostenlose und Open-Source-Lösungen sind mit begrenzten, auf Abonnements basierenden Support-Services verbunden. Wenn der Kostenfaktor eines Ihrer Hauptanliegen ist, sind kostenlose Lösungen kaum zu schlagen.
• Individuelle Anpassung: Open-Source-Lösungen können auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten werden – wenn diese Unternehmen ein Team haben, das bereit ist, die Ärmel hochzukrempeln und die Compliance- und Sicherheitsanforderungen ihres Unternehmens zu verstehen. An diesem Aspekt scheiden sich die Geister, denn die meisten kostenpflichtigen Lösungen bieten flexible Cloud-Services, die ebenfalls an die Bedürfnisse des Kunden angepasst werden können.
• Support: Open Source Communities sind in der Regel dafür bekannt, dass sie denjenigen, die danach fragen, einen soliden Entwicklungs- und Kundensupport bieten. Dieser Support ist jedoch nicht garantiert. Kostenpflichtige Versionen dagegen bieten häufig einen 24/7-Support, allerdings können diese Dienste mit höheren Tarifen verbunden sein.
• Funktionen: Die Funktionen, die in einer Plattform implementiert sind, variieren je nach Produkt. Kostenpflichtige Plattformen verfügen über ein funktionsreicheres Ökosystem, das oft wichtige Integrationen mit Anwendungen von Drittanbietern umfasst.
• Wartung: Open-Source-Projekte sind den Launen der Entwickler und der Community unterworfen. Wenn eine Gruppe beschließt, dass Zeit, Kosten oder Energie die Wartung oder Weiterentwicklung nicht mehr zulassen, kann ein Unternehmen an eine Plattform ohne Zukunft gebunden sein (die vermutlich nicht gut mit kostenpflichtigen Plattformen harmoniert).

Meistens sind MFTs so komplex, dass kostenpflichtige, unterstützte Lösungen die beste Option sind. Open Source File Transfer Software könnte spezielle Optionen für die Entwicklung und Einführung bieten, birgt aber erhebliche Risiken.

Ist MFT dasselbe wie Enterprise File Sharing-Lösungen?

MFT- und Enterprise File Syncronization and Sharing (EFSS) -Plattformen haben gemeinsame Merkmale: die einfache Verschiebung von Dateien innerhalb eines Unternehmens, die Zugänglichkeit dieser Dateien, Audit-Protokolle, Analysen über den Dateizugriff und so weiter.

EFSS-Lösungen sind mehr auf die Erleichterung der Zusammenarbeit von Benutzern als auf die Übertragung von Dateien im Unternehmen ausgerichtet. Einige der Funktionen, die Sie in einer EFSS-Lösung finden, sind erweiterte Funktionen für die gemeinsame Nutzung von Ordnern und Dokumenten auf Benutzerebene: erweiterte Gerätesynchronisierung für Dateien und eine umfassende Zugriffskontrolle, die rund um die Rollenverwaltung, die Anzeige von Medien sowie den Änderungsverlauf und die Nachverfolgung aufgebaut ist.

Enterprise File Transfer mit Enterprise-Funktionen

Große Datenspeicher und komplexe Compliance- und Sicherheitsauflagen können schnell zu einer Herausforderung werden. Es ist für große Unternehmen nicht von Vorteil, Transferlösungen mit Skripten auszuprobieren, die von teuren internen IT-Ressourcen verwaltet werden. MFT kann Unternehmen dabei helfen, die Datenverwaltung zu rationalisieren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: das operative Geschäft.

Unser Team erstellt gerne eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Demo unserer MFT-Funktionen für Sie. Sie können sich auch das Video Secure MFT Overview ansehen, um einen schnellen Überblick zu erhalten.

 

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