Die besten E-Mail-Verschlüsselungsdienste für die Unternehmenskommunikation

E-Mail-Verschlüsselung ist eine wichtige Schutzmaßnahme für Ihre geschäftliche Kommunikation. Die Verwendung von E-Mail-Verschlüsselung hilft Unternehmen, Hacker daran zu hindern, auf private Informationen zuzugreifen, wenn diese gesendet, geteilt und übertragen werden.

Ist E-Mail-Verschlüsselung sicher? Verschlüsselte E-Mails sind, wenn sie Ende-zu-Ende-verschlüsselt sind, während des gesamten Zeitraums vom Senden bis zur Archivierung der E-Mail sicher.

Was ist E-Mail-Verschlüsselung?

Die E-Mail-Verschlüsselung funktioniert ähnlich wie jede andere Form der Verschlüsselung: Sie verschleiert den Inhalt einer Nachricht mithilfe von Kryptografie, um E-Mails vor Diebstahl oder Abhören zu schützen.

Konventionelle E-Mails werden im Klartext versandt. Das bedeutet, dass sie über Internetleitungen ohne Verschlüsselungsschutz übertragen werden. Sollte jemand diese Daten abfangen und einsehen, könnte er sie sofort lesen. Durch die Verschlüsselung von Nachrichten können sich Unternehmen vor der versehentlichen Offenlegung sensibler Daten schützen.

E-Mail ist eine besondere Form der Kommunikation, die versteckte Metadaten und Befehlsbegriffe enthält, die ebenfalls verschlüsselt werden müssen. Einige Arten von Verschlüsselungsalgorithmen sind speziell für E-Mails geeignet.

Zu diesen Protokollen gehören die folgenden:

Transport Layer Security

TLS ist der Nachfolger des Secure Sockets Layer-Protokolls. TLS wurde 1999 von der Internet Engineering Task Force eingeführt und verwendet im Wesentlichen eine Verschlüsselung zur Übertragung von Nachrichten durch eine TLS-Tunneling-Technik: Weder Absender noch Empfänger müssen es implementieren. Die gebräuchlichste Form von TLS, die in der Kommunikation verwendet wird, ist STARTTLS.

Pretty Good Privacy

PGP wurde 1991 als Open-Source-Technologie und damit als eine freie und öffentliche Form der Public-Key-Kryptografie veröffentlicht. Im Wesentlichen nutzt PGP die einzigartigen Eigenschaften von Primzahlen, um Daten für einen Benutzer zu verschlüsseln, bevor er sie per E-Mail versendet. Das PGP-Verfahren erzeugt zwei “Schlüssel” für einen Benutzer. Der öffentliche Schlüssel verschlüsselt die Daten, während der private Schlüssel die Daten entschlüsselt.

Bei diesem Schema stellen die Benutzer ihren öffentlichen Schlüssel der Öffentlichkeit zur Verfügung. Jeder, der eine Nachricht senden möchte, verwendet die PGP-Algorithmen und den öffentlichen Schlüssel, um seine Datei zu verschlüsseln. Sobald der Empfänger die Nachricht erhält, kann er seinen privaten Schlüssel verwenden, um sie zu entschlüsseln. Nur der private Schlüssel eines bestimmten Paares kann Informationen entschlüsseln, die mit dem öffentlichen Schlüssel verschlüsselt wurden, und es ist mit der heutigen Computertechnologie so gut wie unmöglich, einen Schlüssel vom anderen abzuleiten.

Um dies zu ermöglichen, verwendet PGP die sogenannte “End-to-End”-Kryptographie.

Secure Multipurpose Internet Mail Extension

S/MIME wurde ebenfalls von der IETF entwickelt und funktioniert ähnlich wie PGP, verwendet jedoch andere Verschlüsselungsmethoden zur Unterstützung von Multimedia-Dateien. S/MIME wird am häufigsten von E-Mail-Providern in Unternehmen verwendet.

TLS-Sicherheit wird in der Regel für den allgemeinen E-Mail-Versand verwendet, und die zusätzliche Verschlüsselung von Nachrichten auf Servern bleibt den einzelnen Plattformen vorbehalten.

Warum ist E-Mail-Verschlüsselung eine solche Herausforderung?

Da es einen Unterschied zwischen der Verschlüsselung von E-Mails während der Übertragung und auf dem Server gibt, erfordert der Schutz dieser Informationen zwei Ansätze:

1. Beim ersten Ansatz wird TLS verwendet, um Informationen während der Übertragung zu schützen. Da Technologien wie STARTTLS keine Datenverschlüsselung auf dem Server erfordern, wird STARTTLS (oder andere Versionen von TLS) häufig von vielen privaten und öffentlichen Diensten verwendet oder zumindest angeboten.
2. Der zweite verwendet PGP und/oder S/MIME (oder eine andere Form der Verschlüsselung), um Daten vor und nach der Übermittlung zu schützen.

Der zweite Ansatz ist viel schwieriger zu implementieren als der erste. Um eine ordnungsgemäße Verschlüsselung wie PGP zu implementieren, müssen sowohl der Absender als auch der Empfänger das gleiche Protokoll verwenden. Das heißt, sie müssen eine Anwendung verwenden, die eine solche Technologie enthält, oder eine Plattform, die sie implementiert.

Die Herausforderung besteht darin, dass die meisten Nutzer, insbesondere Privatanwender, verschiedene E-Mail-Anbieter wie Google Gmail oder Microsoft Outlook verwenden. In den meisten Fällen bieten diese Anbieter keine Kompatibilität mit End-to-End-Verschlüsselungsmethoden.

Wer sollte E-Mail-Verschlüsselung verwenden?

Offiziell verlangen die meisten Richtlinien zur E-Mail-Compliance eine Form der Verschlüsselung, um personenbezogene Daten während der Übertragung und bei der Speicherung auf dem Server zu schützen. Diese Anforderung gilt auch für E-Mails. Vorschriften wie der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) und das Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP) verlangen eine Form der Verschlüsselung.

Nachrichten im öffentlichen Dienst werden jedoch selten, wenn überhaupt, auf dem Server verschlüsselt. Das bedeutet, dass jede Nachricht, die von einer regulierten Organisation gesendet wird, letztendlich auf einem unsicheren Server landen würde.

Stellen Sie sich vor, ein Krankenhaus sendet geschützte Gesundheitsinformationen an einen Patienten, den es betreut. Gemäß den HIPAA-Bestimmungen müssen diese Daten immer auf verschlüsselten Servern gespeichert werden. Diese Krankenhäuser haben jedoch keine Kontrolle über die Art der E-Mails, die ihre Patienten verwenden, was bedeutet, dass sie Gefahr laufen, geschützte Patienteninformationen preiszugeben und die Compliance-Standards zu verletzen.

Aus diesem Grund sollte jedes Unternehmen, das mit sensiblen Daten arbeitet, verschlüsselte E-Mails verwenden. Häufig haben Unternehmen jedoch nur begrenzte Möglichkeiten, wenn sie mit Patienten, Verbrauchern oder unregulierten Organisationen zu tun haben:

• Gemeinsame E-Mail-Plattformen: E-Mail-Plattformen können für Unternehmen nützlich sein, um zu kontrollieren, wer sie verwendet und wie sie genutzt werden. Durch die Bereitstellung gemeinsam genutzter Plattformen können Unternehmen kontrollieren, wie Nachrichten verschlüsselt und versendet werden.
• Sichere E-Mail-Links: Da es viel einfacher ist, einen zentralen Server zu schützen, als zu versuchen, sichere Methoden zu koordinieren, wenden sich viele Unternehmen an Content-Management-Plattformen, die Links über öffentliche E-Mails versenden.
  Diese Links leiten die Benutzer zurück zu einem Portal, wo sie ihre Authentifizierungsdaten eingeben können. Auf diese Weise bleiben die Daten sicher, und die Unternehmen können unabhängig von ihrem Anbieter richtlinienkonforme Nachrichten an jeden senden.

Im Allgemeinen erfordern verschiedene Branchen und Vorschriften unterschiedliche Verschlüsselungsstufen für E-Mails, von denen viele für Unternehmen nicht praktikabel sind, um sie als Kommunikationsmethode außerhalb ihrer Organisation zu verwenden. Aus diesem Grund nutzen viele Unternehmen, insbesondere in Bereichen wie dem Finanz- und Gesundheitswesen, sichere E-Mail-Links mit AES-256-verschlüsselten Servern, um Daten zu schützen, ohne sie per E-Mail preiszugeben.

Kiteworks-Plattform

Es gibt viele verschiedene Optionen, wenn es um E-Mail-Verschlüsselungslösungen geht. Kiteworks ist mehr als ein E-Mail-Provider – sondern dient als Content-Kommunikationsplattform für Governance, Compliance und Sicherheit im Zusammenhang mit dem Senden und Empfangen von sensiblen Inhalten innerhalb und außerhalb eines Unternehmens. Kiteworks Secure E-Mail bietet Verschlüsselung auf Enterprise-Niveau und einheitliche Sicherheitskontrollen entweder über ein E-Mail-Verschlüsselungs-Gateway und Standard-E-Mail-Clients ohne Plugins oder über ein Microsoft Outlook-Plugin, eine Web-Anwendung, ein Plugin für Unternehmensanwendungen oder mobile Anwendungen. Darüber hinaus bietet Kiteworks Secure E-Mail eine rollenbasierte Automatisierung von Richtlinien, um die Sicherheit und Compliance der sensibelsten Informationen eines Unternehmens zu gewährleisten.

Die Entscheidung, ob eine E-Mail verschlüsselt werden soll oder nicht, basiert auf automatischen Richtlinien und nicht auf Benutzern und Plug-ins, wodurch IT-Ressourcen frei werden. Metadaten und Syslogs für alle E-Mails mit sensiblen Inhalten verfolgen jede böswillige Offenlegung privater Informationen. Bestehende Sicherheitsinvestitionen in Threat Scanning, Anti-Malware, Continuous Data Protection (CDP) und Data Loss Prevention (DLP) verstärken den Schutz für eingehende E-Mail-Kommunikation.

Kiteworks umfasst auch Enterprise-Funktionen wie Analysen, unbegrenztes Messaging, eine Dateigrößenbeschränkung von 16 TB sowie automatisierte verwaltete Dateiübertragungsfunktionen.

E-Mail-Verschlüsselung ist für moderne Unternehmen von entscheidender Bedeutung

E-Mail ist ein wichtiger Kanal für die Kommunikation sensibler Inhalte, sowohl intern als auch extern. Die Vereinheitlichung, Nachverfolgung, Kontrolle und der Schutz dieser E-Mail-Kommunikation ist von zentraler Bedeutung für ein effektives und effizientes Compliance- und Risikomanagement. Die Verschlüsselung von E-Mails für die Kommunikation vertraulicher Inhalte ist eine wesentliche Voraussetzung. Bei der Auswahl der richtigen E-Mail-Verschlüsselungslösung muss ein Unternehmen verschiedene Aspekte berücksichtigen. Dazu gehört die Flexibilität, verschiedene Optionen für unterschiedliche Anwendungsfälle zu nutzen.

Für viele Unternehmen steht die Möglichkeit im Vordergrund, verschlüsselte E-Mails an Dritte, die einen anderen Verschlüsselungsstandard verwenden, zu senden und zu empfangen. In der Vergangenheit griffen Unternehmen auf umständliche Plug-ins und sogar Umleitungen zurück, um sich für diese Sendungen bei File-Sharing-Lösungen anzumelden. Diese manuellen Optionen sind jedoch nicht benutzerfreundlich und führen zu verschiedenen Ineffizienzen.

Um zu erfahren, wie Kiteworks den Versand und Empfang von E-Mails unabhängig vom verwendeten Verschlüsselungsstandard automatisiert, vereinbaren Sie einen Termin für eine persönliche Demo.

 

–>