Top 3 FERPA-Verstöße und wie man sie vermeidet

IT-, Risiko- und Compliance-Experten im Hochschulbereich müssen ein umfassendes Verständnis der Cyberbedrohungen haben, die personenbezogene und geschützte Gesundheitsinformationen (PII/PHI) gefährden. Wenn diese Bedrohungen nicht angegangen werden, können sie zu einem Cyberangriff und/oder Datenschutzverstoß führen, was wiederum zu einer kostspieligen FERPA-Verletzung führen kann.

FERPA-Verletzungen können schwerwiegende Folgen haben, darunter der Verlust von Bundesmitteln, Rechtsstreitigkeiten und Reputationsschäden. In diesem Beitrag werden wir die drei häufigsten FERPA-Verletzungen, ihre Konsequenzen und strategische Leitlinien zur Vermeidung dieser Verstöße untersuchen.

FERPA-Überblick

Der Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) ist ein Bundesgesetz, das 1974 erlassen wurde, um die Privatsphäre von Schülerbildungsunterlagen zu schützen. Es gewährt Eltern und Erziehungsberechtigten spezifische Rechte in Bezug auf die Bildungsunterlagen ihrer Kinder, die auf den Schüler übergehen, wenn dieser 18 Jahre alt wird oder eine Schule über das Highschool-Niveau hinaus besucht. In diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf den Datenschutz-Teil von FERPA.

FERPA schränkt die Offenlegung personenbezogener Informationen aus den Bildungsunterlagen von Schülern ohne ausdrückliche Zustimmung der Eltern oder des berechtigten Schülers ein, außer in bestimmten gesetzlich festgelegten Situationen. Dies stellt sicher, dass sensible Informationen über Schüler nicht ohne entsprechende Genehmigung weitergegeben werden, wodurch ihre Privatsphäre geschützt wird.

Durch die Schaffung eines rechtlichen Rahmens für den Schutz von Bildungsunterlagen spielt FERPA eine entscheidende Rolle bei der Wahrung der Vertraulichkeit und Integrität von Schülerinformationen und fördert das Vertrauen zwischen Familien und Bildungseinrichtungen.

Wer ist von FERPA betroffen?

FERPA gilt für alle Bildungseinrichtungen und -agenturen, die Mittel im Rahmen eines Programms erhalten, das vom US-Bildungsministerium verwaltet wird, was die überwiegende Mehrheit der Schulen, Hochschulen und Universitäten umfasst. Dazu gehören Grund- und Sekundarschulen, die grundlegende Bildung bieten, Community Colleges und technische Institute, die berufliche Ausbildung und Associate Degrees anbieten, sowie Universitäten, die Bachelor- und Masterstudiengänge anbieten.

Was ist eine FERPA-Verletzung?

Eine FERPA-Verletzung tritt einfach gesagt auf, wenn eine Schule die vom Family Educational Rights and Privacy Act festgelegten Richtlinien nicht einhält, die darauf abzielen, die Vertraulichkeit der Bildungsunterlagen von Schülern zu schützen. Eine FERPA-Verletzung führt typischerweise zur unbefugten Offenlegung personenbezogener Informationen, wie Noten, Disziplinarunterlagen oder anderer sensibler Daten, ohne deren schriftliche Zustimmung.

Beispiele für FERPA-Verletzungen sind die unsachgemäße Offenlegung von Schülernoten, das Teilen von Informationen ohne Zustimmung und die Verweigerung des Zugangs zu Unterlagen für Eltern oder berechtigte Schüler. Diese Verstöße können sowohl absichtlich als auch unabsichtlich auftreten.

Die 3 häufigsten FERPA-Verletzungen

Die Einhaltung von FERPA ist entscheidend für den Schutz der Privatsphäre von Schülern. IT-, Risiko- und Compliance-Experten müssen sich der häufigen FERPA-Verletzungen bewusst sein, um erhebliche Konsequenzen zu vermeiden. Zu den häufigen FERPA-Verletzungen gehören die unbefugte Offenlegung von Bildungsunterlagen, unsachgemäße Entsorgung von Schülerunterlagen und unzureichende Datenschutzpraktiken. Diese und andere FERPA-Verletzungen können zu ernsthaften finanziellen, rechtlichen und Reputationsfolgen führen. Indem Bildungseinrichtungen diese häufigen Verstöße identifizieren und effektive Strategien zu ihrer proaktiven Bekämpfung umsetzen, können sie das Risiko von FERPA-Verletzungen erheblich reduzieren und die Integrität ihrer Datenschutzpraktiken für Schüler gewährleisten.

1. Unbefugte Offenlegung von Bildungsunterlagen

Die unbefugte Offenlegung von Bildungsunterlagen steht an erster Stelle unserer Liste der FERPA-Verstöße. Die unbefugte Offenlegung von Noten, Zeugnissen, Stundenplänen, Disziplinarunterlagen und persönlichen Informationen tritt auf, wenn solche Informationen ohne ausdrückliche Zustimmung des Schülers oder seiner Eltern weitergegeben werden. Beispiele für unsachgemäße Offenlegung sind:

• Weitergabe von Noten oder Testergebnissen an Eltern oder Erziehungsberechtigte ohne Zustimmung des Schülers (wenn der Schüler über 18 Jahre alt ist oder im College ist)
• Öffentliche Bekanntgabe von Noten oder Prüfungsergebnissen unter Verwendung von Identifikationsinformationen, wie z. B. Schüler-IDs
• Diskussion der akademischen Leistung eines Schülers mit unbefugten Personen

Um diesen allzu häufigen FERPA-Verstoß zu vermeiden, ist es für Bildungseinrichtungen unerlässlich, strenge Zugriffskontrollen zu implementieren, einschließlich rollenbasierter Berechtigungen und Multi-Faktor-Authentifizierung.

Rollenbasierte Zugriffskontrollen beschränken den Datenzugriff basierend auf Benutzerrollen und stellen sicher, dass nur autorisiertes Personal auf sensible Schülerinformationen zugreifen kann. IT-, Risiko- und Compliance-Personal an Hochschulen muss regelmäßig die Rollenzuweisungen überprüfen und aktualisieren, um den sich ändernden Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens Rechnung zu tragen. Die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) erhöht die Sicherheit, indem sie mehrere Verifizierungsmethoden erfordert, bevor auf sensible Informationen wie Schülerunterlagen zugegriffen wird.

2. Unsachgemäße Entsorgung von Schülerunterlagen

Die unsachgemäße Entsorgung von Schülerunterlagen ist ein weiterer Haupttreiber von FERPA-Verstößen. Dieser Verstoß tritt häufig auf, wenn Bildungseinrichtungen es versäumen, Unterlagen, die personenbezogene Daten (PII) von Schülern enthalten, sicher zu vernichten. Beispielsweise das Wegwerfen von Papierkopien von Schülerunterlagen in ungesicherte Mülleimer, das Versäumnis, Daten von Computerfestplatten zu löschen, und das Zurücklassen physischer Unterlagen in ungesicherten oder öffentlichen Bereichen, wie Druckern oder gemeinsamen Büroräumen. Diese Fehltritte können zu unbefugtem Zugriff auf Schülerunterlagen führen, was wiederum eine FERPA-Verletzung darstellt.

Um diesen FERPA-Verstoß zu vermeiden, müssen Bildungseinrichtungen umfassende Richtlinien für das Management und die Entsorgung von Unterlagen implementieren. Sichere Vernichtungsmethoden wie das Schreddern von Papierdokumenten und die Verwendung von Datenlöschwerkzeugen für elektronische Unterlagen sind unerlässlich. Die Schulung des Personals in diesen Verfahren und die regelmäßige Durchführung von Audits der Entsorgungsprozesse und -verfahren können dieses Risiko weiter mindern und die Einhaltung der FERPA-Vorschriften sicherstellen. Ziehen Sie auch in Betracht, sich mit Datenschutzbeauftragten oder Rechtsexperten zu beraten, um die Datenverarbeitungspraktiken zu überprüfen.

3. Unzureichende Datenschutzmaßnahmen

Der dritthäufigste Typ von FERPA-Verstößen resultiert aus unzureichenden Datenschutzmaßnahmen. Mit der zunehmenden Nutzung von Technologie im Bildungsbereich werden digitale Unterlagen häufig aufgrund schlechter Sicherheitspraktiken, veralteter Systeme oder mangelnder Schulung zu aktuellen Datenschutzmaßnahmen falsch gehandhabt. Das Versäumnis, robuste Sicherheitsprotokolle zu implementieren, kann zu unbefugtem Zugriff auf sensible Informationen führen. Beispielsweise die Verwendung veralteter Sicherheitssoftware, die anfälliger für einen Cyberangriff und einen anschließenden Datenschutzverstoß ist, der Schülerunterlagen offenlegt. Weitere Beispiele sind:

• Verwendung unverschlüsselter E-Mails zum Teilen von Schülerunterlagen
• Verbleib von Schülerunterlagen auf ungesicherten Geräten oder Cloud-Speicherplattformen
• Zulassen unbefugten Zugriffs auf Schülerdatenbanken aufgrund schwacher Zugriffskontrollen

Um diesen FERPA-Verstoß zu vermeiden, müssen Bildungseinrichtungen in robuste Cybersicherheitsrahmen investieren, die mit den FERPA-Standards und Best Practices übereinstimmen. Dazu gehört der Einsatz von Firewalls, Antivirenprogrammen und Intrusion-Detection-Systemen, um unbefugten Datenzugriff zu verhindern. Die regelmäßige Aktualisierung dieser Systeme hilft, sich gegen aufkommende Bedrohungen zu schützen. Darüber hinaus stellt die Implementierung einer umfassenden Datenklassifizierung-Richtlinie sicher, dass sensiblen Informationen der höchste Schutzgrad gewährt wird.

Institutionen sollten auch regelmäßige Schulungs- und Sensibilisierungsprogramme für Fakultäten und Mitarbeiter durchführen, um die Bedeutung der Datensicherheit und die Rolle jedes Einzelnen bei deren Aufrechterhaltung zu betonen.

Strafen für FERPA-Verstöße

FERPA-Verstöße können zu erheblichen Strafen für Bildungseinrichtungen führen. Dazu können der mögliche Entzug von Bundesmitteln, rechtliche Herausforderungen und Reputationsschäden gehören.

Einer der schwerwiegendsten Konsequenzen von FERPA-Verstößen ist der mögliche Verlust von Bundesmitteln, was die finanzielle Stabilität einer Institution und ihre Fähigkeit, Bildungsdienstleistungen bereitzustellen, erheblich beeinträchtigen kann.

Rechtliche Herausforderungen können ebenfalls auftreten, was zu kostspieligen Rechtsstreitigkeiten und der Möglichkeit von Vergleichen oder Geldstrafen führen kann.

Schließlich können Reputationsschäden durch FERPA-Verstöße das Vertrauen unter Schülern, Eltern und der Gemeinschaft untergraben, was es Institutionen erschwert, Schüler anzuziehen und zu halten.

Unter FERPA geschützte Schülerunterlagen

Es wird für Bildungseinrichtungen schwierig sein, eine FERPA-Verletzung zu vermeiden, wenn sie kein klares Verständnis davon haben, was als “Schülerunterlagen” gilt. Im Kontext von FERPA beziehen sich Schüler- oder Bildungsunterlagen auf alle Unterlagen, die sich direkt auf einen Schüler beziehen und von einer Bildungseinrichtung oder einer in ihrem Auftrag handelnden Partei geführt werden. Diese Unterlagen umfassen:

• Akademische Unterlagen: Noten, Zeugnisse, Klassenlisten, Stundenpläne und Anwesenheitsunterlagen.
• Persönliche Informationen: Schüleridentifikationsnummern, Kontaktdaten und Sozialversicherungsnummern (wenn Teil der Unterlage).
• Disziplinarunterlagen: Unterlagen zu Suspendierungen, Ausschlüssen oder anderen Disziplinarmaßnahmen.
• Gesundheitsunterlagen (wenn von der Schule geführt): Impfunterlagen oder Dokumentationen des Krankenschwesternbüros (nicht von HIPAA abgedeckt, wenn Teil der Bildungsunterlagen).
• Finanzunterlagen: Informationen zu Studiengebührenzahlungen, Stipendien und finanzieller Unterstützung.
• Sonderpädagogische Unterlagen: Individualisierte Bildungsprogramme (IEPs) und zugehörige Bewertungen.
• Schülerunterlagen können auch Beschäftigungsunterlagen umfassen, wenn die Beschäftigung vom Schülerstatus abhängt, z. B. Arbeitsstudienunterlagen. Fotos und Videos, wenn sie zur direkten Identifizierung eines Schülers verwendet werden oder von der Institution geführt werden, qualifizieren sich ebenfalls.

Es gibt jedoch wichtige Ausnahmen von Schülerunterlagen, die nicht unter FERPA fallen. Zum Beispiel schließt FERPA aus:

• Alleinbesitznotizen: Private Notizen, die von Schulpersonal gehalten werden und nicht geteilt oder Teil der offiziellen Unterlagen gemacht werden.
• Strafverfolgungsunterlagen: Erstellt und geführt von Campus-Strafverfolgungseinheiten für Strafverfolgungszwecke.
• Beschäftigungsunterlagen: Unterlagen zur Beschäftigung von Schülern, wenn die Beschäftigung nicht an den Schülerstatus gebunden ist.
• Alumni-Unterlagen: Informationen, die erstellt oder empfangen wurden, nachdem die Person kein Schüler mehr ist.
• Medizinische Unterlagen: Ausschließlich von Gesundheitsexperten für Behandlungszwecke geführt (stattdessen von HIPAA abgedeckt).

Es ist entscheidend für IT-, Risiko- und Compliance-Experten im Hochschulbereich, den Unterschied zwischen FERPA-geschützten Unterlagen und anderen Arten von Unterlagen zu verstehen, um die FERPA-Compliance sicherzustellen und letztendlich die Privatsphäre der Schüler zu schützen.

Kiteworks hilft Bildungseinrichtungen, FERPA-Verstöße zu vermeiden

FERPA-Verstöße, sei es durch unbefugte Offenlegung von Bildungsunterlagen, unsachgemäße Entsorgung von Schülerunterlagen oder unzureichende Datenschutzpraktiken, können tiefgreifende Konsequenzen für Bildungseinrichtungen haben. Durch das Verständnis der Arten und Auswirkungen dieser Verstöße können IT-, Risiko- und Compliance-Experten Strategien implementieren, um Schülerinformationen zu schützen und die FERPA-Compliance aufrechtzuerhalten. Die Entwicklung strenger Zugriffskontrollen, Investitionen in sichere Technologien, regelmäßige Audits von Datenschutzmaßnahmen und die Aufklärung von Fakultäten und Mitarbeitern über die FERPA-Anforderungen sind entscheidende Schritte zur Minderung der Risiken von FERPA-Verstößen. Durch die Annahme dieser proaktiven Maßnahmen können Institutionen nicht nur Verstöße vermeiden, sondern auch ihren Ruf als vertrauenswürdige Verwalter von Schülerinformationen verbessern.

Kiteworks hilft Hochschulen, das Risiko einer FERPA-Verletzung zu mindern. Das Kiteworks Private Content Network ermöglicht sicheres Filesharing und den Transfer von Schülerunterlagen und anderen sensiblen Informationen, geschützt durch robuste Verschlüsselung und granulare Zugriffskontrollen, die sicherstellen, dass nur autorisiertes Personal auf diese Inhalte zugreifen kann. Kiteworks bietet auch umfassende Prüfprotokolle und Überwachungsfunktionen, die es Institutionen ermöglichen, zu sehen und zu berichten, wer auf Schülerunterlagen zugegriffen hat und mit wem sie diese geteilt haben.

Das Kiteworks Private Content Network, eine FIPS 140-2 Level validierte sichere Filesharing- und Filetransfer-Plattform, konsolidiert E-Mail, Filesharing, Web-Formulare, SFTP, Managed File Transfer und nächste Generation des digitalen Rechtemanagements, sodass Organisationen jede Datei kontrollieren, schützen und verfolgen können, während sie in das Unternehmen ein- und austritt.

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Zusätzliche Ressourcen

• Blogbeitrag Wie man FERPA-Compliance nachweist: Best Practices für IT-, Risiko- und Cybersicherheitsexperten
• Blogbeitrag 5 sichere Filesharing-Funktionen, die Bildungseinrichtungen benötigen
• Blogbeitrag 4 Dinge, die Bildungseinrichtungen bei der Verwendung von Secure File Transfer beachten müssen
• Kurzbericht Forschungsorganisationen und Universitäten: Verbessern Sie Ihre Sicherheit und Compliance mit Kiteworks
• Fallstudie Weill Cornell Medicine verbessert die Zusammenarbeit unter Forschern mit einfachem und sicherem Datenaustausch